Система керування компанією з виробництва металоконструкцій

Ферми, каркаси ангарів, навіси, балки, сходи, нестандартні вироби за кресленням. У виробника металоконструкцій майже кожне замовлення унікальне, а ціна рахується від маси й складності, а не береться з прайсу.

Ринок зараз жорсткий. За оцінкою GMK Center, навесні 2025 року завантаженість українських виробників металоконструкцій становила 40–60%. Коли цехи напівпорожні, замовлення часто дістається тому, хто першим назвав зрозумілу ціну.

У цій статті — як іде замовлення у такій компанії, де губляться гроші і що має бути в системі керування. Окремо — що в ній робить штучний інтелект і чого він робити не повинен.

Коротко

• Головне вузьке місце — розрахунок ціни. Він живе в Excel або в голові одного інженера, і клієнт чекає.
• Друге — метал: у кошторисі одна ціна прокату, при закупівлі інша, а залишки й обрізки ніхто не рахує.
• Система зводить в одне місце розрахунок, КП, метал, цех, фарбування, монтаж, документи й оплати.
• ШІ працює з текстом: розбирає заявки, прайси постачальників, листування. Ціну рахують формули, а несучу здатність — інженер.

---

Як іде одне замовлення

1. Заявка. Клієнт надсилає ескіз, фото, креслення в PDF або просто пише: «потрібен ангар 18 на 30 під Житомиром».
2. Розрахунок і КП. Інженер чи кошторисник визначає конструкцію, рахує масу металу, роботу, фарбування, доставку й монтаж, готує комерційну пропозицію.
3. Договір і передоплата.
4. Креслення КМД, якщо їх немає в клієнта: деталювання під виробництво.
5. Закупівля металу. Листовий прокат, труба, балка, швелер, кутик — частину можна взяти зі складу, решту треба замовити.
6. Виробництво. Розкрій, збирання, зварювання, зачистка.
7. Антикорозійний захист. Ґрунтування, фарбування, іноді цинкування в підрядника.
8. Відвантаження і доставка.
9. Монтаж, якщо він входить у договір.
10. Документи й остаточна оплата. Видаткова накладна, акт, сертифікати на метал.

Десять кроків, у кожному — свої люди, а дані передаються в месенджерах, Excel і на папері.

Де губляться гроші

Повільний розрахунок. У нашому проєкті для виробника металоконструкцій ціну ферм рахував інженер в Excel-книзі на 104 аркуші: 96 таблиць ферм, понад 2 000 варіантів, снігові навантаження для 27 регіонів. Правильно порахувати могла лише людина, яка добре знає цю книгу. Поки вона зайнята, клієнт чекає — або йде до конкурента.

Метал за старою ціною. Кошторис рахували за минулотижневим прайсом, а закуповують за новим. На кількох тоннах різниця з’їдає помітну частину прибутку замовлення, і помічають це вже після закриття. Частину позицій прокату українські виробники після 2022 року імпортують, тож ціни рухаються частіше, ніж раніше.

Залишки й обрізки. Метал на складі є, але ніхто точно не знає, скільки й якого. Тому докуповують те, що вже лежить.

Цех не бачить пріоритетів. Замовлення приходять у загальний чат, майстер сам вирішує, що варити першим. Термінові речі губляться між поточними.

Фарбування й цинкування на стороні. Деталі поїхали до підрядника, і про терміни дізнаються дзвінком.

Документи в останній момент. Сертифікати на метал, накладні, акти збирають у день відвантаження, і машина стоїть.

Помилки в самому Excel. Коли ми переносили розрахунок у систему, з’ясувалося, що для кроку ферм 4,25 м таблиця видавала помилку #Н/Д, а в кількох місцях рахувала неточно. Роками цього ніхто не помічав.

Що має бути в системі

• Розрахунок за вашими формулами. Маса за типом конструкції й розмірами, ціни металу, роботи, фарбування, доставки й монтажу. Для типових виробів — калькулятор на сайті, де клієнт бачить ціну одразу.
• Комерційна пропозиція без ручної роботи. PDF у вашому оформленні плюс розрахунок для кошторисника.
• Картка замовлення з етапами: від заявки до монтажу, з відповідальним на кожному етапі.
• Специфікація металу і потреба в прокаті. Що є на складі, що треба замовити, за якою ціною закуплено насправді.
• Склад металу й залишків, щоб обрізки йшли в наступні замовлення, а не в брухт.
• Дошка цеху. Що в роботі, що чекає металу, що поїхало на фарбування. Майстри бачать свої задачі в Telegram.
• Підрядники: що відправили на фарбування чи цинкування і коли повернуть.
• Документи: рахунок, видаткова накладна, акт, сертифікати — з даних замовлення.
• Оплати й прибуток замовлення. Скільки заплатив клієнт, скільки коштував метал за фактом і скільки заробили на замовленні.

Не обов’язково запускати все одразу. У більшості компаній найшвидше окупається перший пункт — розрахунок.

Що робить ШІ, а чого не робить

Робить:

• Розбирає заявки. Клієнт написав текстом, надіслав фото ескізу чи PDF. ШІ витягує параметри — проліт, довжину, регіон, тип покрівлі — і заповнює розрахунок. Чого бракує, те перепитує в клієнта.
• Читає прайси постачальників металу. Прайс прийшов у PDF, Excel чи повідомленням. ШІ оновлює ціни в системі і показує, які замовлення в роботі ці зміни зачіпають.
• Готує чернетки відповідей клієнтам. Менеджер перевіряє й надсилає. Нічого не йде клієнту без людини.
• Нагадує про КП без відповіді і пропонує менеджеру, що написати.
• Пише звіт власнику простими словами: що в цеху, що прострочено, де прибуток замовлення нижчий за план.

Не робить:

• Не рахує ціну. Розрахунок роблять формули, перевірені автоматичними тестами на прикладах вашого інженера. Мовна модель може помилитися в цифрі, а формула — ні.
• Не відповідає за конструкцію. Несучу здатність і креслення перевіряє інженер. Система лише пам’ятає, хто і коли це перевірив.

Як таку систему будують ШІ-агенти

Код пише ШІ під контролем архітектора. Архітектор описує процес і умови, за яких модуль вважається готовим. ШІ-агент на сервері пише код і тести, запускає і виправляє помилки. Людина перевіряє результат на реальних прикладах.

У нашому проєкті для виробника металоконструкцій це виглядало так:

• Перший день: движок розрахунку з тестами на значеннях з Excel, сторінка калькулятора з 3D-моделлю ферми, панель співробітників. Того ж дня калькулятор відкрили для відвідувачів, а перші реальні заявки прийшли наступного дня.
• Наступні дні: заявка автоматично стає лідом у CRM, де вже працювали менеджери, КП формується сама, а листування з клієнтом іде прямо з CRM.
• Разом — чотири дні.

Перед запуском розрахунок звірили з Excel на контрольних прикладах замовника, і цифри збіглися до копійки. Помилки, знайдені в самому Excel, ми не виправляли мовчки, а передали інженеру. Для одного випадку в калькуляторі є перемикач: рахувати «як в Excel» чи за виправленою схемою. Рішення ухвалює інженер.

Детальніше про підхід — у статті AI створює системи управління бізнесом. Як автоматизувати розрахунок від специфікації до КП — у статті про AI для кошторисування.

Коли краще готова програма

• Великий завод з бухгалтерією в BAS і власним IT-відділом. Логічно розвивати BAS ERP: там є управління складним виробництвом. Зверніть увагу: BAS Комплексне управління підприємством саме цієї частини не має, а BAS Малий бізнес розрахований на нескладний виробничий цикл.
• Ви продаєте типові вироби за фіксованою ціною, наприклад готові навіси чи профнастил. Тоді вистачить готової CRM.
• Менеджери вже працюють у CRM, і вона їх влаштовує. Не міняйте її. Додайте те, чого бракує: калькулятор, КП, облік металу. У нашому проєкті CRM лишилася тією самою.

Не впевнені, що вам підходить? Пройдіть тест на 15 хвилин: готова CRM чи своя система.

З чого почати

1. Візьміть 10 останніх замовлень і порівняйте кошторис із фактом: метал, години, фарбування. Різниця покаже, де губляться гроші.
2. Опишіть шлях одного замовлення на одній сторінці: хто, що і де робить, де дані переписуються руками.
3. Почніть із розрахунку. Калькулятор чи розрахунок у системі дає результат за дні, а не місяці, і одразу прискорює відповідь клієнту.

Часті питання

Чи можна перенести наш розрахунок з Excel? Так. Формули переносимо в систему і звіряємо результат з Excel на ваших контрольних прикладах. Якщо знайдемо помилки в самій таблиці, покажемо їх інженеру, а не виправлятимемо мовчки.

Чи працюватиме система з нашою CRM? Так. Можна вбудуватися в CRM, де вже працюють менеджери: заявка з розрахунком і КП стає лідом, а листування з клієнтом іде звідти ж.

Скільки часу займає запуск? Калькулятор із передачею заявок у CRM у нашому проєкті зайняв чотири дні. Система від заявки до монтажу — 2–4 тижні після опису процесу. Перша робоча версія з’являється за кілька днів.

---

Серію «Система керування компанією» ми почали з будівельних компаній. Наступна стаття серії — система керування друкарнею та рекламним виробництвом. Якщо ви виробник металоконструкцій, опишіть, як у вас рахується ціна і як іде замовлення. Покажемо систему на демо і чесно скажемо, що вам вигідніше: доробити те, що є, чи зробити своє. Детальніше — ШІ-система управління бізнесом.