ШІ не знає вашого бізнесу. Він знає тільки те, що ви йому розповіли. Опишіть один процес так, як пояснювали б новому працівнику, — і ШІ-помічник зробить за цим описом перший робочий інструмент за вечір.
Не автоматизуйте все підряд. Описуйте той процес, який найбільше заважає рости й заробляти. Чотири способи його знайти:
Розпишіть останнє замовлення від заявки до грошей на рахунку: хто робив, скільки часу пішло, де дані переписували вручну. Вузьке місце там, де замовлення найдовше лежить без руху.
Тиждень записуйте кожен випадок, коли щось втратили чи переробили: забули передзвонити, перерахували ціну, переробили деталь, бо креслення не дійшло до цеху. Найдовший рядок покаже проблему.
Скільки приходить заявок. Скільки з них стають замовленнями. Скільки замовлень зроблено вчасно й з плановим прибутком. Де найбільший провал між цифрами — там і вузьке місце.
Що забирає найбільше часу? Що доводиться переробляти? Чого ти найчастіше чекаєш? Люди знають відповідь — їх просто ніхто не питав.
Приклад — виробництво меблевих фасадів, де ціну рахують вручну.
Що саме не так і скільки це коштує.
Рахуємо ціну два дні, і половина клієнтів іде до тих, хто відповів швидше.
Звідки й у якому вигляді приходять дані.
Запит у Viber або на пошту: ескіз чи розміри, матеріал, колір, кількість.
Формули, націнки, винятки — все, що зараз у голові або в Excel.
Матеріал за м² × площа + фрезерування за погонний метр + фарбування. Націнка 30%. Від 10 штук — знижка 5%. Нестандартний колір — плюс 15%.
Готовий результат, який можна віддати далі.
Комерційна пропозиція в PDF: ціна, строк виготовлення, передоплата 50%.
Хто дивиться перед тим, як результат піде клієнту.
Менеджер переглядає перед відправкою. Знижку понад 10% погоджує власник.
Два-три реальні випадки з правильною відповіддю. Без прикладів ШІ вгадує, з прикладами — повторює вашу логіку.
Три останні замовлення: що надіслав клієнт і яку ціну ви дали.
Не хочеться писати самому? Дайте ШІ-помічнику ваш Excel і два-три готові замовлення та попросіть: «Опиши, як ти рахуватимеш ціну для нових замовлень». Він сам складе опис — вам залишиться перевірити й виправити.
Прочитаємо ваш опис і протягом робочого дня звʼяжемося. Скажемо, що автоматизувати першим, чи вистачить ШІ-помічника на вашому компʼютері, чи потрібна система на сервері. Безкоштовно.