Saloy — наша компанія з виробництва на верстатах з ЧПК: меблеві фасади, різьблення, деталі під замовлення. Команда — від трьох до шести людей, замовлення змішані: частина з каталогу, частина за кресленням клієнта. Влітку 2026 року ми вирішили навести лад у замовленнях. Спершу подивилися на готові CRM, а зрештою зробили власну систему управління під свої процеси.
Нижче — чому готові рішення не підійшли, що вміє система, як ми її будували і коли ми самі радили б не повторювати цей шлях.
Коротко
- Компанія: Saloy — виробництво на верстатах з ЧПК, Україна
- Команда: 3–6 людей
- Задача: одна система від заявки до виплат команді
- Що зробили: власна система управління з кошторисом, заготовками, уточненнями, документами і виплатами; команда працює через Telegram
- Терміни: перша робоча версія — за день, повний набір модулів — за три тижні
- Технології: FastAPI, PostgreSQL, React, Telegram-боти, окремий сервер
Як було до
Замовлення жили одразу в кількох місцях: у голові власника, у Telegram, у Viber і в блокноті. Одне й те саме замовлення могло мати три версії, і жодна не була повною.
Це давало типові для невеликого виробництва проблеми:
- Кошторис щоразу рахували вручну. Площа, складність, кількість — на калькуляторі й з пам’яті. Два розрахунки одного виробу могли відрізнятися.
- Замовлення потрапляли на станок недоготовленими. Клієнт не підтвердив розмір чи матеріал, а деталь уже треба фрезерувати. Станок стоїть або деталь іде в брак.
- Незрозуміло, звідки приходять гроші. Джерело заявки ніде не записувалося, тож не було видно, який канал приносить великі замовлення.
- Виплати команді не були прив’язані до конкретних замовлень і операцій. Скільки хто заробив на конкретному замовленні — порахувати було складно.
Чому не готова CRM
Ми розглядали три варіанти: KeyCRM, зв’язку Google Sheets і Trello, а також ERPNext.
Готова CRM добре веде воронку: заявка, угода, оплата. Але в цеху продаж — лише перша третина роботи. Далі йдуть розрахунок за геометрією деталі, заготовки, перевірка, чи все узгоджено з клієнтом, операції на станку, документи й виплати. Саме тут почалися проблеми.
- Ціна за формулою, а не з прайсу. У цеху ціна деталі — це площа × ставка × коефіцієнт складності × кількість, плюс заготовка за об’ємом. У готовій CRM товар має фіксовану ціну. Формулу довелося б тримати в Excel поруч або дописувати через API.
- Заготовки. З кошторису треба отримати список заготовок з припусками на обробку і зрозуміти, скільки деталей вийде з однієї. Це виробнича логіка, якої в CRM просто немає.
- «Ворота» перед цехом. Замовлення не повинно йти на станок, поки клієнт не відповів на всі питання. У готових системах це тримається на статусах і дисципліні. Нам було потрібно, щоб система сама нагадувала і попереджала.
- Виплати за операції. Кожен у команді отримує відсоток за свою операцію на кожній деталі. Це вже не CRM, а облік праці — в готових рішеннях це окремий модуль або окремий продукт.
- Telegram як основний інтерфейс. Майстри не сидять за комп’ютером. Вхід у систему, сповіщення, таймер роботи — все мало працювати через бот.
Кожен пункт окремо можна закрити доробкою. Але разом виходило так: ми платили б за чужу систему, доробляли б її приблизно на стільки ж, а частину процесів однаково вели б в Excel. І кожна проста дія в цеху перетворюється на кілька кліків у місцях, які для цього не призначені.
ERPNext закриває більше, ніж CRM, але налаштування під конкретний цех займає місяці. Для команди з шести людей це забагато.
Що вміє система: шлях одного замовлення
1. Заявка. Форма з сайту, повідомлення в Telegram або дзвінок — усе падає в одну воронку із записаним джерелом. Нова заявка одразу з’являється в робочій групі Telegram.
2. Кошторис. Менеджер вносить деталі з розмірами, система рахує ціну. Для нестандартних позицій ціну задає людина.
3. Заготовки. З кошторису система рахує заготовки з припусками (за замовчуванням 10 мм по довжині й ширині та 3 мм по товщині, налаштовується) і готує PDF-специфікацію: одну для цеху, іншу для клієнта. Клієнту вона йде в Telegram однією кнопкою.
4. Уточнення. Якщо чогось не вистачає, менеджер створює питання до клієнта, яке блокує фрезерування. На картці замовлення з’являється позначка «чекає уточнення». Коли замовлення намагаються перевести у фрезерування, система попереджає. Питання можна доручити AI-асистенту: у призначений день він пише клієнту в Telegram, розбирає відповідь і записує її в картку, а якщо відповідь неясна — перепитує.
5. Виробництво. Окрема дошка для цеху показує, що в роботі, а що чекає. Майстер запускає таймер командою в боті, тож видно реальний час на кожну операцію.
6. Документи. Рахунок і видаткова накладна з реквізитами клієнта: фізична особа, ФОП або ТОВ, платник ПДВ чи ні. Якщо відвантажуємо частинами, на один рахунок можна виписати кілька накладних.
7. Виплати і прибуток. Коли замовлення закрите, система нараховує кожному відсоток за його операції на кожній деталі. Власник бачить чистий прибуток замовлення: виручка мінус матеріали, прямі витрати й виплати команді. І прибуток на годину роботи.
Крім шляху замовлення, є доручення співробітникам із повідомленням у Telegram і окрема дошка власника для справ, не прив’язаних до замовлень: найм, закупівлі, маркетинг.
У системі три ролі: власник, менеджер і виробництво. Кожен бачить своє, прибуток — лише власник.
Як ми її будували
Головне правило ми заклали в план впровадження: спершу процес працює руками, потім його автоматизуємо. Інакше виходить автоматизований хаос.
Тому система росла хвилями, і кожен модуль з’являвся тоді, коли команда цеху впиралася в проблему в реальній роботі, а не «на виріст»:
- День перший: воронка, картки замовлень і клієнтів, канбан, дашборд, вхід через Telegram, форма з сайту.
- Другий тиждень: заготовки, доручення, уточнення, що блокують цех, автоматичні нагадування.
- Третій тиждень: виплати за операціями, облік часу, прибуток власника, рахунки й накладні.
Код писав AI (Claude) під контролем архітектора. Архітектор описує процес і критерії, за якими модуль вважається готовим, AI пише код, а ми перевіряємо його на живих замовленнях. Тому строки вимірюються тижнями, а не місяцями.
Система працює на окремому сервері, без абонплати за кожного користувача.
Що система показала вже в перші тижні
Коли замовлення перестали жити в месенджерах, стало видно те, чого раніше не було видно:
- Великі замовлення приходили дзвінками, а заявки з форми й Telegram були переважно дрібними. Тому дзвінки теж потрапляють у воронку із джерелом — інакше найцінніший канал залишається невидимим.
- Одне замовлення ми програли через безкоштовні візуалізації без обмежень. Клієнт просив правку за правкою, а до оплати так і не дійшло. Висновок: передоплата і ліміт правок до початку роботи.
- Ще одне — через те, що вчасно ніхто не нагадав клієнту. Звідси автоматичні нагадування.
Жоден із цих висновків не потребував складної аналітики. Достатньо було, щоб кожне замовлення мало одну картку.
Що врахувати, якщо робите своє
- Власну систему хтось має підтримувати. Якщо в компанії ніхто не відповідає за процеси, краще готова CRM.
- Контроль версій і бекапи — з першого дня. Одного разу оновлення зі старої копії затерло свіжий модуль, і ми відновлювали його вручну. Цього можна уникнути.
- Не автоматизуйте те, що ще не працює руками. Спершу процес, потім код.
Коли варто робити власну систему, а коли — ні
Власна система має сенс, якщо:
- ціна рахується за формулою, а не береться з прайсу;
- після продажу є виробництво або складна підготовка замовлення;
- команда працює не за комп’ютером;
- доробка готової CRM уже коштує як своя система.
Готова CRM краща, якщо:
- ви продаєте товар із прайсу;
- процес стандартний: заявка, угода, оплата, доставка;
- немає людини, яка підтримуватиме власну систему.
Швидко перевірити, що підходить саме вам, можна за 7 питаннями: готова CRM чи своя система — як вирішити за 15 хвилин.
Схожий шлях, але в іншому масштабі, пройшов виробник збірних гаражів — кейс PreBuild: власна ERP замість Bitrix24.
Як влаштувати таку систему для меблевого цеху — від заміру до монтажу — ми розібрали окремо: система керування меблевим виробництвом.
Якщо ваш процес не вміщується в готову CRM — опишіть його нам. Ми чесно скажемо, що вигідніше: доробити готову CRM чи зробити власну систему. Детальніше про послугу — ШІ-система управління бізнесом.
