Програма для обліку автосервісу: наряди, запчастини, ТО

Запит «програма для обліку автосервісу» найчастіше вводить власник СТО, у якого зошит приймальника вже не вміщує день. Авто стоїть на підйомнику, а ніхто не пам’ятає, чи клієнт погодив заміну колодок. Запчастину замовили двічі. Клієнт, який торік міняв у вас ремінь ГРМ, цього року поїхав деінде, бо йому ніхто не нагадав.

Ця стаття для власників і керівників СТО на кілька постів. Розберемо, як іде одне авто від дзвінка до видачі, які документи вимагають українські правила, де на цьому шляху губляться гроші і що має бути в програмі. А далі чесно порівняємо готові програми для СТО із системою під ваш процес.

Скажемо одразу: автосервісу серед наших проєктів поки немає. Але основа такої системи вже працює в наших проєктах: заявки, клієнти, замовлення з етапами, документи і сповіщення в Telegram. Тому нижче — як влаштований процес у галузі і що ми вже робимо в інших бізнесах.

Коротко

Головний документ СТО — наряд-замовлення. Ціну в ньому рахують із трудомісткості робіт і вартості нормо-години, тож програма має рахувати так само.
Гроші губляться на стиках: допроботи без зафіксованої згоди, запчастини, що не потрапили в наряд, забуті нагадування про ТО, борги автопарків.
Готові програми для СТО закривають типовий сервіс. RO App і AutoSelling варто спробувати першими, якщо ваш процес стандартний.
Система під процес потрібна, коли процес нетиповий: сервіс разом із магазином запчастин, автопарки з договорами, власні схеми виплат майстрам, Telegram як основний інструмент.
ШІ розбирає повідомлення клієнтів і готує чернетки, але суму наряду рахують формули, а клієнту без людини нічого не надсилається.

Як іде одне замовлення на СТО

Нижче — типовий шлях авто через сервіс на кілька постів. Порядок і документи узгоджені з Правилами надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затвердженими наказом Мінінфраструктури №615.

Звернення і запис. Клієнт телефонує, пише у Viber чи Telegram або лишає заявку на сайті. Приймальник підбирає дату, час і пост. Правила вимагають реєструвати попередні заявки в журналі. У програмі цей журнал — просто календар записів.
Приймання авто. Огляд відбувається у присутності власника або його представника: пробіг, зовнішні пошкодження, комплектність, речі в салоні. Оформлюють акт передавання-приймання у двох примірниках. Кілька фото кузова на цьому кроці знімають більшість суперечок на видачі.
Діагностика. Майстер шукає причину й складає список робіт і запчастин. Часто знаходить більше, ніж клієнт просив.
Наряд-замовлення і кошторис. Роботи рахують у нормо-годинах за ставкою сервісу, запчастини — за цінами на день оформлення. Клієнт погоджує суму й строк.
Запчастини. Частина є на складі, частину замовляють у постачальника з доставкою на завтра. Іноді клієнт привозить свої деталі.
Ремонт і допроботи. Майстер виконує роботи. Якщо по ходу знаходить ще одну несправність, роботу зупиняють і погоджують додатковий обсяг із клієнтом.
Контроль якості. Старший майстер або контролер перевіряє роботу, за потреби робить тест-драйв і ставить відмітку в наряді.
Видача й оплата. Клієнт отримує авто, наряд-замовлення з підписами, акт після ремонту, документ про оплату. Компаніям — рахунок і податкова накладна. У документах фіксують гарантійні зобов’язання.
Нагадування. Через кілька місяців або тисяч кілометрів клієнту треба нагадати про наступне ТО, сезонну заміну шин чи кінець гарантії. Саме цей крок найчастіше не робить ніхто.

Які документи вимагають Правила №615

Правила №615 прямо називають документи, що підтверджують надання послуги. Це акт передавання-приймання авто після ремонту, наряд-замовлення з підписами контролера якості й замовника, документ про оплату, рахунок-фактура, а для юридичних осіб ще й податкова накладна. Форми наряду-замовлення, обох актів і гарантійних зобов’язань наведені в додатках до Правил.

Є кілька пунктів, які прямо стосуються обліку:

Допроботи. Якщо потрібні роботи, яких немає в наряді, виконавець повідомляє замовника телефоном. За його згоди укладають додатковий договір.
Ціни на запчастини. Якщо деталі немає в наявності або її кількість не можна визначити одразу, обсяги погоджують із клієнтом заздалегідь. Платить він за цінами на день надходження деталі, якщо договір не каже інакше.
Замінені деталі. Клієнт має право вимагати повернення замінених частин і невикористаних матеріалів, які він передав.
Запчастини клієнта. Гарантія виконавця не поширюється на деталі, які привіз замовник.
Відмова від потрібних робіт. Якщо клієнт не хоче оплачувати роботи, без яких вузол не прослужить свій ресурс, гарантію не надають і пишуть про це в акті.

Кожен із цих пунктів у програмі має бути полем або позначкою в наряді. Тоді він не залежить від пам’яті приймальника.

Як рахують суму наряду

За Правилами вартість послуги визначають у наряді-замовленні з огляду на трудомісткість роботи в людино-годинах і вартість нормо-години. Які саме норми трудомісткості брати, Правила не уточнюють. Тому сервіси беруть нормативи виробника або власний прайс із договірною вартістю типових робіт (Бухгалтер.Платформа).

Формула, яку має відтворювати програма:

Сума наряду = сума (норма часу роботи × ставка нормо-години) + сума (ціна запчастин для клієнта) + витратні матеріали

Норма часу — з каталогу трудомісткості або з вашого прайсу робіт.
Ставка нормо-години часто різна для слюсарних робіт, діагностики, електрики й кузова. Для дорогих авто вона буває вищою.
Ціна запчастини для клієнта — закупівля плюс ваша націнка, яку теж можна задати правилом: за групою товару чи постачальником.

Окремо від суми для клієнта власнику варто знати фактичний час: скільки майстер насправді простояв над нарядом. Різниця між нормою й фактом — це ваша маржа на роботах або ваша втрата. Як рахувати час на кожне замовлення, ми розібрали у статті про систему обліку робочого часу.

Де губляться гроші

Контекст ринку простий. За оцінкою Pro Consulting, на березень 2025 року в Україні було близько 10 000 станцій автосервісу, на 16–25% менше, ніж у 2019-му (Forbes Україна). Головною проблемою галузі там же називають брак кваліфікованих майстрів. Тобто година майстра дорога, і кожна втрачена година чи забутий клієнт відчутні.

Авто при цьому старіють. Середній вік легковика на внутрішньому ринку України в листопаді 2025 року — 16,6 року, за даними Інституту досліджень авторинку (Економічна правда). Старе авто приїжджає частіше, і його історія ремонтів довша. Цю історію треба десь тримати.

Ось де СТО найчастіше втрачає гроші:

Допроботи без зафіксованої згоди. Майстер знайшов течу, приймальник подзвонив, клієнт сказав «робіть». На видачі клієнт пам’ятає іншу суму. Без запису, хто, коли й що погодив, сервіс або знижує ціну, або втрачає клієнта.
Запчастина, якої немає в наряді. Деталь узяли зі складу й поставили, а в наряд не внесли. Витратні матеріали списали «на око». На інвентаризації бракує, а з’ясувати, куди пішло, неможливо.
Неправильна деталь і повернення. Замовили не ту запчастину, повернення постачальнику не оформили. Гроші висять, а в зошиті зв’язок «наряд — замовлення постачальнику — повернення» не видно.
Норма проти факту. Клієнту виставили півтори нормо-години, а майстер провозився три через закислий болт. Якщо майстру платять від виробітку, сервіс тихо втрачає на кожному такому наряді.
Забуте нагадування. Клієнт, якому не нагадали про заміну оливи чи сезонну заміну шин, їде туди, де нагадали. Цієї втрати не видно в жодному звіті.
Борги автопарків. Машини компанії обслуговують у кредит, а акт складають раз на місяць. Наряди розкидані, акт збирають вручну, частина робіт у нього не потрапляє.
Авто, яке стоїть. Машина чекає на деталь або на відповідь клієнта і займає пост чи місце на стоянці. Коли статус не видно, ніхто не дзвонить і не підганяє.

Як порахувати втрату на нагадуваннях

Найпростіше почати з нагадувань, бо їх легко порахувати:

Втрачені візити за рік = авто, яким належить ТО × (частка тих, хто повертається з нагадуванням − частка тих, хто повертається без нього)

Втрачена виручка = втрачені візити × ваш середній чек ТО

Умовний приклад, не дані реального сервісу. У базі 400 авто, з них 200 мають проходити ТО щороку. Без нагадувань повертається кожен другий, тобто 100 авто. Припустімо, з нагадуванням повертаються двоє з трьох, тобто близько 133. Різниця — понад 30 візитів на рік. До кожного додайте допроботи, які майстер знайде на підйомнику. Підставте свої цифри: скільки авто у вашій базі, який інтервал ТО і який у вас чек.

Свій чек беріть зі своїх нарядів, а не середній по ринку, бо він дуже залежить від марки й віку авто. У даних RemOnline про понад 20 тисяч звернень на СТО за один місяць 2023 року середній чек для Renault Logan становив 1 317 грн, для Volkswagen Passat — 5 442 грн, для BMW X5 — 12 971 грн (Finance.ua).

Програма для обліку автосервісу: що має бути в системі

Нижче — модулі, без яких облік СТО не тримається. Порядок — від того, що потрібно в перший тиждень, до того, що додають згодом.

Картка авто і клієнта

VIN, держномер, марка, модель, рік, двигун.
Пробіг на кожному візиті. З нього рахують наступне ТО.
Історія всіх нарядів по авто, а не лише по клієнту. Авто продають, а історія має лишитися з машиною.
Хто власник, хто привозить і хто платить. Для автопарку це три різні люди.

Наряд-замовлення з етапами

Етапи для більшості сервісів однакові: запис, приймання, діагностика, погодження, очікує запчастини, у роботі, контроль якості, готово, видано й оплачено. На кожному етапі видно відповідального і скільки авто вже тут стоїть.

Корисні «ворота»: система попереджає, якщо авто намагаються видати з неоплаченим нарядом або з непогодженими роботами. Попереджає, а не блокує, бо в житті бувають винятки. Таку логіку ми вже використовуємо в системі нашої компанії з виробництва на верстатах з ЧПК. Там система попереджає, якщо замовлення з відкритими питаннями до клієнта намагаються передати у виробництво.

Погодження робіт із клієнтом

Майстер фотографує знахідку і додає до наряду. Приймальник надсилає клієнту в Telegram перелік допробіт із сумою по кожній позиції. Клієнт відповідає по кожному пункту: так чи ні. Відповідь, час і хто погоджував записуються в наряд.

Повідомлення в месенджері не замінює додаткового договору, який згадують Правила. Але воно дає доказ згоди і готову основу для документа. Суперечка на видачі закінчується тим, що ви показуєте запис.

Запчастини і склад

Резерв деталі під конкретний наряд і списання в наряд у момент видачі майстру.
Замовлення постачальнику прямо з наряду і статус «чекає деталь».
Повернення постачальнику з прив’язкою до наряду, з якого почалося замовлення.
Деталі клієнта окремою позначкою, бо гарантія на них не поширюється.
Замінені деталі: повернуто клієнту чи утилізовано.

Якщо склад зараз живе в таблиці, почніть зі структури з нашої статті про облік складу в ексель. Як навести лад у закупівлях і роботі з постачальниками, ми розібрали у статті про автоматизацію відділу постачання.

Майстри, пости і виплати

Завантаження постів на день і тиждень.
Хто з майстрів що робить зараз.
Виплати за вашою схемою: відсоток від робіт, оплата за нормо-годину, фіксована сума за операцію або комбінація.
Фактичний час: майстер запускає й зупиняє таймер командою в Telegram-боті. Так уже працює облік часу в нашій компанії з виробництва на верстатах з ЧПК — видно реальний час на кожну операцію.

Нагадування і повторні візити

При видачі авто система записує, коли наступна заміна оливи — за датою і за пробігом. Ближче до строку бот питає клієнта поточний пробіг і пропонує вільний час. Окремо — сезонна заміна шин, кінець гарантії на роботу, планові роботи за регламентом виробника. Нагадування йдуть у Telegram, а відповідь клієнта потрапляє в картку.

Оплати, документи і звіти

Передоплата за запчастини, часткова оплата, борг, оплата автопарку за місяцем.
Документи з картки: рахунок, акт, видаткова накладна, комерційна пропозиція, сума прописом, PDF. Наряд-замовлення й акти передавання-приймання — як шаблони за формами з додатків до Правил №615.
Звіти: виручка окремо за роботами й запчастинами, маржа на запчастинах, завантаження постів, борги, клієнти, які не поверталися понад рік.
Ролі: прибуток бачить лише власник, майстер бачить свої наряди.

Чек за оплату від фізичної особи лишається у вашому ПРРО. Система фіксує в наряді, що оплату отримано, і хто її прийняв.

Ця логіка — картка замовлення з етапами, оплати й документи — спільна для багатьох бізнесів. Як вона влаштована загалом, ми розібрали у статті про програму для обліку замовлень.

Чекліст: перевірте будь-яку програму за 15 хвилин

Ставте ці питання і готовій програмі, і розробнику системи:

Історія ведеться по авто (VIN, держномер), а не лише по клієнту?
Наряд рахує роботи в нормо-годинах із різними ставками для різних видів робіт?
Допроботи погоджуються з фіксацією, хто, коли і що погодив?
Запчастина списується в конкретний наряд, а не просто «зі складу»?
Видно, скільки авто чекає на деталь і скільки днів?
Нагадування рахуються за пробігом, а не лише за датою?
Наряд-замовлення й акти друкуються у формі, яка відповідає Правилам №615?
Можна вивантажити всі дані, якщо ви вирішите піти?

Якщо на три й більше питань відповідь «ні» або «через доробку», програма не під ваш процес.

Що робить ШІ, а чого не робить

Робить

Розбирає повідомлення у вільній формі. «Стукає спереду справа на ямах, Octavia 2012, можна в суботу?» перетворюється на чернетку запису: авто, симптом, бажана дата.
Уточнює деталі в Telegram. Пробіг, рік, чи горить лампа на панелі, чи є свої запчастини.
Читає прайси й документи. Переносить позиції з рахунку постачальника в чернетку надходження на склад.
Готує чернетку повідомлення про допроботи. За списком майстра пише клієнту зрозумілим текстом, що знайшли і скільки це коштуватиме за прайсом. Приймальник перевіряє й надсилає.
Нагадує і розбирає відповіді. У призначений день пише клієнту про ТО, розбирає відповідь на кшталт «так, у четвер після обіду» і записує її в картку. Якщо відповідь неясна — перепитує.
Пише звіти. Тиждень у цифрах, наряди, що висять, клієнти, які давно не приїжджали.

Не робить

Не рахує ціну. Сума наряду — це формули: нормо-години за ставками плюс запчастини з націнкою.
Не ставить діагноз. Що міняти, вирішує майстер.
Не надсилає клієнту суму чи погодження без людини, якщо ви окремо не домовилися про інше.
Не підбирає запчастину без перевірки. Помилка в деталі коштує повернення і зайвого дня на посту, тому підбір за VIN лишається за людиною або каталогом.
Не замінює ПРРО і бухгалтера. Фіскальний чек і податкова звітність лишаються там, де вони зараз.

Як таку систему будують ШІ-агенти

Код у наших системах пише штучний інтелект, а архітектор його контролює. Спершу архітектор разом із вами описує процес: етапи наряду, як рахуєте суму, хто що погоджує, які документи друкуєте. Опис займає тиждень. Потім ШІ-агент пише код і тести, а людина перевіряє все на реальних нарядах.

Для СТО перша версія включала б те, що вже є в нашій готовій основі: записи, картки клієнтів і авто, наряди з етапами, вхід через Telegram, документи в PDF. Перша робоча версія з’являлася в наших проєктах за кілька днів. Далі модулі додаються по одному: склад і запчастини, погодження, нагадування, виплати майстрам. Уся система — 2–4 тижні після опису процесу.

Два тижні система працює паралельно зі старим способом. Приймальник веде наряди в ній, а ви звіряєте суми з тим, як рахували раніше. Якщо прайс нормо-годин і націнки зараз у Excel, ми переносимо формули і звіряємо їх на реальних прикладах. У проєкті з виробником металоконструкцій така звірка збіглася з Excel до копійки, а в самій таблиці знайшлися помилки, які ми передали інженеру, а не виправили мовчки.

Як це виглядало на практиці, видно у кейсі власної системи управління нашої компанії з виробництва на верстатах з ЧПК. Перша версія з воронкою, картками, канбаном і входом через Telegram запрацювала за 1 день, усі модулі — за 3 тижні. Перші тижні показали те саме, що болить і СТО: одне замовлення там втратили, бо вчасно не нагадали клієнту. Тепер у призначений день ШІ-асистент пише клієнту в Telegram сам.

Ще один урок звідти: одного разу оновлення зі старої копії затерло свіжий модуль, і його відновлювали вручну. Відтоді контроль версій і щоденна резервна копія — з першого дня. Система належить вам: код і дані ваші, сервер ваш або наш із передачею будь-коли. Інтерфейс — українською або російською.

Коли краще готова програма

Чесно: більшості невеликих СТО з типовим процесом вистачить готової програми. В Україні є кілька таких.

RO App (раніше RemOnline). Наряд-замовлення з історією ремонтів, запис на пости, склад з автоматичним списанням запчастин у наряд, нагадування про планове ТО і сезонні роботи, повідомлення в SMS, Viber і Telegram. Є оплати через LiqPay, plata by mono і RozetkaPay, інтеграції з ПРРО Checkbox, Cashalot і Вчасно.Каса, зарплата майстрам ставкою або відсотком. Є безкоштовний пробний період.
AutoSelling. Сильна в запчастинах: підбір за VIN, номерним знаком і каталогом TecDoc, обробка прайсів постачальників України й Польщі, склад, історія робіт по авто, онлайн-запис, об’єднані чати Telegram, Viber та інших месенджерів. Підходить сервісу, який паралельно торгує запчастинами. Повний доступ — 14 днів безкоштовно.
Ulteama. Українська система, яку спочатку зробили для власного сервісу «Турбо Дизель Сервіс», а потім винесли в окремий продукт: замовлення, завантаження майстрів, склад, фінанси й клієнтська база (Факти).

Коли брати готову програму

У вас до чотирьох постів і стандартні послуги: ТО, ходова, діагностика, шиномонтаж.
Клієнти переважно приватні й платять на видачі.
Логіка програми вас влаштовує, а нагадувань у SMS чи Viber досить.
Вам потрібен облік уже цього тижня, а часу описувати процес немає.

Як перевірити: візьміть пробний період і проведіть через програму всі реальні наряди за тиждень. Якщо приймальник не повертається до зошита, вибір правильний.

Коли потрібна система під процес

Сервіс, магазин запчастин і зберігання шин мають жити в одній базі, з одним клієнтом і одним авто.
Ви обслуговуєте автопарки компаній: договори, ліміти, погодження з диспетчером клієнта, акт за місяць.
Виплати майстрам нестандартні: нормо-години з коефіцієнтами, бонус за повторні візити, утримання за повернення по гарантії.
Майстри й приймальники працюють у Telegram і не відкриватимуть окремий застосунок.
Потрібні власні звіти, яких немає в готовій програмі, або кілька точок зі своєю логікою.
Ви хочете, щоб код і дані належали вам.

Порівняння варіантів

Критерій	Зошит або Excel	Готова програма для СТО	Система під процес
Старт	Сьогодні	Кілька днів на довідники й налаштування	Тиждень опису, перша версія за кілька днів, уся — 2–4 тижні
Наряд у нормо-годинах	Вручну	Є	Є, з вашими ставками й коефіцієнтами
Списання запчастин у наряд	Зв’язку немає	Є	Є, під вашу схему складу
Погодження допробіт	Усно, телефоном	Залежить від програми	У Telegram, із записом, хто і коли погодив
Нагадування про ТО	Пам’ять приймальника	SMS, Viber, месенджери	Telegram, відповідь клієнта розбирає ШІ
Автопарки й нестандартні виплати	Вручну	У межах налаштувань	За вашими правилами
Код і дані	Ваші	У постачальника, за підпискою	Ваші, сервер ваш або наш

Готова програма плюс доробка

Якщо готова програма вже працює і майстри до неї звикли, міняти її не обов’язково. Ми не замінюємо програму клієнта, а додаємо те, чого їй бракує: наприклад, погодження допробіт у Telegram, нагадування з розбором відповідей чи звіт для власника. Чи це можливо, залежить від того, чи дає програма доступ до своїх даних. Це перевіряємо до старту.

Якщо сумніваєтесь, що вам ближче, пройдіть короткий тест «Готова CRM чи своя система».

З чого почати

Опишіть шлях одного наряду. Візьміть п’ять останніх нарядів і пройдіть кожен за кроками зі списку вище. Позначте, де інформація губилась: допроботи, запчастини, нагадування, оплата.
Порахуйте одну втрату. Нагадування або норму проти факту — за формулами вище. Це покаже, що автоматизувати першим.
Перевірте варіанти на своїх нарядах. Пройдіть чекліст із готовою програмою на пробному періоді або попросіть демо системи під процес. Головне — перевіряти на ваших реальних нарядах, а не на демо-даних.

Загальна логіка однакова для будь-якого бізнесу: спершу процес, потім програма. Детальніше — у статті про автоматизацію бізнес процесів.

Типові помилки на старті

Переносити весь архів одразу. Почніть з активних клієнтів і авто, які приїжджали за останній рік. Решту можна довантажити пізніше.
Обирати програму без приймальника. Він її головний користувач. Якщо йому незручно, наряди знову підуть у зошит.
Вмикати всі модулі в перший день. Спершу наряди й погодження, потім склад, потім нагадування й виплати.
Не звіряти суми. Перші два тижні порівнюйте суму наряду в програмі з тим, як рахували раніше. Розбіжність — це або помилка налаштувань, або гроші, які ви досі недоотримували.
Відкладати резервні копії. Їх налаштовують у перший день, а не після першої втрати даних.

Часті питання

Чи можна вести облік СТО в Excel? Можна, поки у вас один-два пости і власник сам приймає авто. Але таблиця не нагадає клієнту про ТО, не спише запчастину в наряд і не покаже, хто погодив допроботи. Коли наряди почали губитися, час переходити в програму.

Чи замінює програма документи за Правилами №615? Ні, вона їх формує. Наряд-замовлення й акти друкуються або надсилаються з картки, а підписують їх клієнт і ваш контролер якості. Фіскальний чек видає ваш ПРРО.

Скільки часу займає запуск системи під СТО? Тиждень на опис процесу, перша робоча версія — за кілька днів після нього, уся система — 2–4 тижні. Ще два тижні вона працює паралельно зі старим способом, щоб ви звірили цифри.

Якщо у вас СТО і наряди досі живуть у зошиті або в програмі, яка рахує не так, як ви, опишіть, як у вас іде одне авто від запису до видачі. Покажемо систему на демо за 30 хвилин і чесно скажемо, що вам вигідніше: готова програма чи своя система. Детальніше — ШІ-система управління бізнесом.

Програма для обліку автосервісу: наряд-замовлення, запчастини й нагадування