Більшість CRM закінчуються там, де у виробника починається робота. Угода оплачена, статус «виграно», а замовлення тільки йде в цех. Тому коли власник шукає «crm система для виробництва», він зазвичай уже пробував звичайну CRM. І бачить, що вона веде клієнта до передоплати, а далі все живе в Excel, Viber і пам’яті майстрів.
Ця стаття для власників виробництва під замовлення на 5–100 людей: меблі й фасади, деревообробка, металообробка, деталі за кресленням. Розберемо, як іде одне замовлення, де на ньому губляться гроші і що має вміти система, щоб вести замовлення від розрахунку до відвантаження, а не лише до оплати.
Окремо скажемо чесно, коли вам вистачить готової CRM або ERP і не варто нічого будувати.
Коротко
- Звичайна CRM продає, а виробництву потрібна ще ціна за вашою формулою, заготовки, етапи цеху й виплати майстрам.
- «Ворота» перед цехом — головний модуль: замовлення не йде на верстат, поки не закриті всі питання до клієнта.
- Цех працює в Telegram: задачі, таймер операції, відмітка «готово» з телефона.
- Виплати рахуються за операції автоматично, а прибуток замовлення видно одразу, а не наприкінці місяця.
- Готова програма краще, якщо ви продаєте з прайсу або маєте серійне виробництво з плануванням потужностей.
Як іде одне замовлення
- Заявка. Дзвінок, повідомлення в месенджері чи форма з сайту. Клієнт надсилає креслення, ескіз від руки, фото «хочу таке» або просто розміри.
- Розрахунок. Хтось, хто знає технологію, рахує ціну: матеріал, розміри, складність, кількість, обробка. Часто це сам власник або технолог в Excel.
- Комерційна пропозиція і погодження. Клієнт торгується, просить інший матеріал чи менший термін, ціну перераховують.
- Передоплата. Без неї матеріал не купують.
- Уточнення. Колір і покриття, допуски, чий матеріал, кріплення, упаковка, адреса доставки. Половина цих питань виникає вже після оплати.
- Підготовка до запуску. Креслення для цеху, розрахунок заготовок, закупівля плит, масиву чи металу.
- Цех. Розкрій, обробка на верстаті з ЧПК, фрезерування або зварювання, шліфування, фарбування, збирання. Кожну операцію робить конкретна людина.
- Контроль і пакування. Перевірка розмірів, фото готового виробу для клієнта.
- Відвантаження і доплата. Видаткова накладна, доставка або самовивіз, закриття оплати.
- Розрахунок з командою. Скільки заробив кожен майстер на цьому замовленні і скільки заробила компанія.
Звичайна CRM чесно закриває кроки 1, 3, 4 і частину 9. Усе інше відбувається поза нею.
Де губляться гроші
Ціна залежить від того, хто рахував. Формула живе в голові технолога або в його таблиці. Поки він на виробництві, клієнт чекає розрахунку, а інший менеджер на ту саму деталь називає іншу ціну.
Цех запускають з відкритими питаннями. Колір «уточнимо пізніше», кріплення «як минулого разу». Деталь уже вирізали, а клієнт хотів інакше. Переробку оплачує виробництво.
Матеріал рахують за готовою деталлю. У кошторисі деталь 600 на 400 мм, а купують і ріжуть заготовку з припусками. На одній деталі різниця мала, на місяці замовлень — помітна.
Великі замовлення приходять дзвінком. Саме це показала система в Saloy, нашій компанії з виробництва на верстатах з ЧПК, у перші тижні роботи. Дзвінок не потрапляє в CRM сам, тому найцінніші заявки найлегше загубити.
Клієнту вчасно не нагадали. У тієї ж Saloy одне замовлення програли саме через це. Нагадування трималося на пам’яті менеджера.
Виплати майстрам рахують наприкінці місяця. За пам’яттю і зошитом. Хто що різав і фарбував, вже ніхто точно не скаже, тому кожен розрахунок — суперечка.
Прибуток замовлення невідомий. CRM показує виручку. Скільки пішло на матеріал і роботу саме цього замовлення, власник дізнається хіба що з бухгалтерії, і то не по кожному замовленню.
Що має вміти CRM система для виробництва
- Заявки з усіх каналів в одній воронці. Форма з сайту, Telegram, месенджери. Дзвінок менеджер заносить у картку за хвилину, з формою, де вже є всі потрібні поля.
- Калькулятор за вашою формулою. У Saloy ціна деталі — це площа × ставка × коефіцієнт складності × кількість, плюс заготовка за об’ємом. У вас формула своя, і система рахує саме її, однаково для всіх менеджерів.
- Заготовки з припусками. Система сама рахує розмір заготовки з деталі. У Saloy за замовчуванням це плюс 10 мм по довжині й ширині та 3 мм по товщині.
- «Ворота» перед цехом. Список умов, без яких замовлення не можна перевести у виробництво: передоплата, погоджене креслення, відповіді на всі питання. Поки хоч одне відкрите, система попереджає, якщо замовлення намагаються запустити в роботу.
- Етапи виробництва в картці замовлення. Не «в роботі», а конкретні операції: розкрій, ЧПК, шліфування, фарбування, збирання, з відповідальним на кожній.
- Цех у Telegram. Майстер отримує задачу в боті, запускає таймер командою і відмічає виконання. Так видно реальний час на операцію, а не плановий.
- Виплати за операції. Розцінка за операцію × кількість, без зошитів. Власник бачить, скільки роботи пішло на кожне замовлення.
- Доручення і нагадування. Хто, що і до коли. Нагадування клієнту про відповідь чи доплату йде саме, у призначений день.
- Документи. Рахунок, видаткова накладна, акт, комерційна пропозиція з сумою прописом, у PDF.
- Ролі. Власник, менеджер, виробництво. Кожна роль бачить своє, а прибуток бачить лише власник.
Програми для верстата. Якщо у вас багато типових параметричних виробів, наприклад фасадів за каталогом, модель і керуючу програму можна будувати з параметрів замовлення. Разові складні вироби за кресленням клієнта лишаються за технологом і CAM-програмою.
Що робить ШІ, а чого не робить
Робить
- Розбирає заявки у вільній формі. «Треба 12 фасадів, як на фото, біла емаль» перетворюється на чернетку замовлення з полями, а чого бракує, ШІ підсвічує менеджеру.
- Закриває питання до клієнта. У системі Saloy ШІ-асистент у призначений день пише клієнту в Telegram, розбирає відповідь і записує її в картку. Якщо відповідь неясна, перепитує. Поки питання відкрите, на картці замовлення видно позначку «чекає уточнення».
- Читає прайси постачальників і документи і готує чернетки відповідей для менеджера.
- Пише звіт власнику: які замовлення застрягли перед цехом, хто з клієнтів не відповідає, де час на операції вийшов більшим за звичайний.
Не робить
- Не рахує ціну. Ціну рахує ваша формула. ШІ може підставити розміри з повідомлення, але число видає калькулятор, і його можна перевірити.
- Не пише клієнту від вашого імені без людини, якщо ви окремо не погодили інше.
- Не замінює технолога на складних виробах і не вирішує, чи можна зробити деталь із цього матеріалу.
Як таку систему будують ШІ-агенти
Улітку 2026 року ми для Saloy розглядали три варіанти: KeyCRM, зв’язку Google Sheets і Trello та ERPNext. Жоден не закрив п’ять речей: ціну за формулою, заготовки, «ворота» перед цехом, виплати за операції і Telegram як основний інтерфейс для команди. ERPNext закривав найбільше, але його налаштування зайняло б місяці.
Тому систему зробили під процес. Перша робоча версія запрацювала за 1 день, усі модулі були готові за 3 тижні. Як це йшло тиждень за тижнем і що система показала в перші дні, ми розповіли у кейсі власної системи управління бізнесом.
Швидкість — від того, як пишеться код. Архітектор описує процес і критерії готовності, ШІ-агент пише код і тести, людина перевіряє все на реальних замовленнях. Основа вже є: заявки, клієнти, замовлення з етапами, документи, вхід через Telegram, ролі, резервні копії. Під ваше виробництво дописується лише те, що відрізняє саме вас. Детальніше про підхід — у статті AI створює системи управління бізнесом.
Галузеві подробиці є в статтях серії: система керування меблевим виробництвом і система керування виробником металоконструкцій.
Коли краще готова програма
Своя система потрібна не всім. Ось як ми чесно розводимо варіанти:
| Варіант | Кому підходить | Де межа |
|---|---|---|
| KeyCRM чи інша CRM для продажів | Продаж з прайсу, виробництво просте або на аутсорсі | Заявки, замовлення, склад і фінанси є, але техкарт і виплат за операції в описі сервісу немає |
| Google Sheets + Trello | Майстерня з 1–3 людей, кілька замовлень на місяць | Формула в таблиці, картки в іншому місці, «ворота» тримаються на дисципліні |
| Odoo або ERPNext | Серійне виробництво зі специфікаціями, складом і плануванням потужностей | Потрібне довге налаштування, часто з інтегратором |
| BAS | Головне — бухгалтерський облік, склад і звітність | Ціну за вашою формулою і цех у Telegram доведеться доналаштовувати |
| Система під процес | Ціна за формулою, багато операцій у цеху, команда працює з телефона | Потрібна людина, яка описує процес і приймає результат |
Є й третій шлях. Якщо менеджери вже звикли до своєї CRM, її не обов’язково міняти. Можна додати те, чого бракує: калькулятор, «ворота» перед цехом, бот для майстрів. Як порівнювати CRM за інтеграціями, ми писали в огляді AI інтеграції CRM: KeyCRM, NetHunt, Bitrix24.
Не впевнені, що вам підходить? Пройдіть тест «Готова CRM чи своя система» на 15 хвилин.
З чого почати
- Запишіть формулу ціни так, як її рахує ваш найдосвідченіший розрахунник. Додайте кілька останніх реальних розрахунків: на них потім звіряють систему.
- Складіть список «воріт». Що має бути відомо до запуску в цех: які питання до клієнта, які документи, яка оплата.
- Випишіть операції і розцінки. За що і скільки ви платите майстрам. Це основа і для виплат, і для прибутку замовлення.
Ці три аркуші знадобляться в будь-якому разі: і для готової CRM, і для системи під процес.
Часті питання
У нас уже є CRM. Доведеться все переносити? Ні. Часто вигідніше лишити CRM для продажів і додати до неї виробничу частину: калькулятор, «ворота», бот для цеху. Для виробника металоконструкцій ми так і зробили: менеджери лишилися у своїй CRM, а розрахунок вбудувався в неї.
Майстри не сидять за комп’ютером. Як вони працюватимуть із системою? Через Telegram. Задача приходить у бот, таймер запускається командою, відмітка «готово» — однією кнопкою. Окремий застосунок чи браузер не потрібні.
Кому належатиме система і дані? Вам. Код і дані — ваші. Систему ставимо на ваш сервер або на наш з передачею будь-коли. Резервна копія робиться щодня.
Якщо у вас виробництво під замовлення — меблі, деревообробка чи металообробка, — опишіть, як у вас іде одне замовлення від заявки до відвантаження. Покажемо робочу систему на демо за 30 хвилин і чесно скажемо, що вам вигідніше: готова CRM, доробка чи своя система. Детальніше — ШІ-система управління бізнесом.
