Віконна компанія — це три різні бізнеси під одним дахом. Продаж із заміром у клієнта вдома. Виробництво з профілю, склопакетів і фурнітури — своє або на заводі-партнері. І монтаж бригадами, від якого клієнт судить про всю роботу.
Між цими трьома частинами замовлення переписують кілька разів: із блокнота замірника в розрахунок, із розрахунку в договір, із договору у виробництво. Кожне переписування — шанс помилитися на сантиметр, а помилка заміру у вікнах коштує переробки за свій рахунок.
Ця стаття — про металопластикові й алюмінієві вікна, вхідні та балконні двері. Як іде замовлення, де губляться гроші і що має бути в системі керування. Вона підходить і виробнику, і дилеру, який замовляє конструкції на заводі.
Коротко
- Одна версія замовлення — від заміру до монтажу. Замірник вносить розміри з телефона, і вони без переписування йдуть у розрахунок, договір і виробництво.
- Монтаж — окремий процес, зі своїм календарем, комплектацією і фотозвітом.
- Рекламації й гарантія — у тій самій картці замовлення, з фото й історією.
- Розрахунок конструкції (розкрій, армування) лишається у вашій спеціалізованій програмі. Система керування забирає з неї результат.
- ШІ розбирає нотатки й фото замірника та рекламації. Розміри перевіряють правила, а рішення ухвалює людина.
Як іде одне замовлення
- Заявка й консультація. Клієнт хоче замінити вікна у квартирі або засклити балкон.
- Замір. Замірник фіксує розміри прорізів, тип відкривання, підвіконня, відливи, укоси, москітні сітки, стан стін, робить фото.
- Розрахунок і КП. Профільна система, склопакет, фурнітура, ламінація, доповнення, демонтаж, монтаж і вивезення сміття. Часто — два-три варіанти: дешевший і енергоощадний.
- Договір і передоплата.
- Виробництво або замовлення на завод. Різання профілю, армування, зварювання, зачистка кутів, фурнітура, склопакет, контроль якості. Дилер у цей момент передає специфікацію на завод.
- Комплектація й доставка. Вікна, підвіконня, відливи, сітки, монтажні матеріали — усе на одну дату.
- Монтаж. Демонтаж старих вікон, встановлення, герметизація, укоси.
- Здача. Перевірка відкривання, акт, остаточна оплата.
- Сервіс. Регулювання фурнітури, рекламації, гарантійні випадки.
Де губляться гроші
Помилка заміру. Розмір записали на папірці, переписали в програму з помилкою — і вікно не стає в проріз. Переробка, другий виїзд, незадоволений клієнт. Це найдорожча помилка у віконному бізнесі.
Три версії одного замовлення. У КП одне, у договорі вже з правками, у виробництво пішло третє. Хто і коли змінив відкривання стулки, ніхто не пам’ятає.
Бригада приїхала без половини комплекту. Вікна привезли, а підвіконня і відливи лишилися на складі. Другий виїзд — це паливо, день бригади і зсунутий графік.
Графік монтажів живе в голові. Клієнти дзвонять із питанням «коли?», менеджер дзвонить бригадиру, бригадир не пам’ятає.
Рекламації без історії. Клієнт через рік каже, що вікно дме. Чи регулювали фурнітуру, що міняли, хто монтував — невідомо. Гарантійні суперечки тягнуться тижнями.
Дилер переписує замовлення на завод вручну. Помилка в одному артикулі — і стулка відкривається не в той бік.
Сезонність. Навесні й восени — пік, черга на монтаж на кілька тижнів. Клієнт іде до того, хто назвав ближчу дату, навіть якщо вона нереальна.
Що має бути в системі
- Замір на телефоні. Форма для замірника з фото: розміри, відкривання, доповнення. Дані одразу потрапляють у розрахунок.
- Розрахунок за вашими цінами: профіль, склопакети, фурнітура, ламінація, доповнення, роботи. Кілька варіантів в одній КП.
- КП з ескізами конструкцій у вашому оформленні.
- Картка замовлення з однією версією даних. Кожна зміна після підписання договору фіксується: хто, що і коли змінив.
- Специфікація у виробництво або замовлення на завод без переписування.
- Календар монтажів і бригад з чеклістом комплектації перед виїздом: усе має бути на місці до того, як машина поїде.
- Документи й оплати: рахунок, видаткова накладна, акт, передоплата і залишок.
- Сервіс і рекламації з фото, причинами й гарантійними термінами.
Розрахунок самої конструкції — розкрій профілю, армування — зазвичай роблять спеціалізовані програми. Для алюмінієвих систем це, наприклад, LogiKal від Orgadata. Система керування не дублює їх, а забирає звідти специфікацію й собівартість.
Що робить ШІ, а чого не робить
Робить:
- Розбирає нотатки й фото замірника. Голосове повідомлення чи фото листка з розмірами перетворюється на заповнену форму заміру. Чого бракує — немає розміру відливу, не вказане відкривання, — ШІ підсвічує ще до того, як замірник поїхав з об’єкта.
- Готує пояснення для клієнта. Чим двокамерний склопакет відрізняється від однокамерного і що дає енергоощадне скло — простою мовою, як чернетку для менеджера.
- Сортує рекламації. Клієнт надіслав фото і текст «дме з-під стулки». ШІ визначає тип проблеми, знаходить замовлення і бригаду і пропонує, кого відправити.
- Пропонує графік монтажів з урахуванням районів, бригад і готовності комплектів. Затверджує його людина.
- Пише звіт власнику: скільки замірів стали замовленнями, де черга, які бригади перевантажені.
Не робить:
- Не перевіряє розміри «на око». Очевидні помилки (вікно ширше за проріз, нестандартне співвідношення сторін) ловлять правила з вашими допусками, а не мовна модель.
- Не рахує ціну і не проєктує конструкцію. Ціна — за формулами, конструкція — у вашій профільній програмі й у технолога.
Як таку систему будують ШІ-агенти
Віконна система складається з тих самих частин, що й інші наші проєкти: заявка, розрахунок за формулою, КП у PDF, етапи виробництва, задачі в Telegram, документи. Ці частини в нас уже готові й працюють. Під віконну компанію дописується те, що відрізняє саме її: форма заміру, ваші ціни й варіанти, монтаж і рекламації.
ШІ-агент пише код і тести на ваших реальних замовленнях, архітектор перевіряє, що КП збігається з тим, що зараз рахує ваш менеджер. Перша версія — за кілька днів, уся система — за 2–4 тижні після опису процесу. Як це працює на практиці, ми розповіли в кейсі системи управління Saloy: перша версія запрацювала за день, усі модулі — за три тижні.
Коли краще готова програма
- Ви дилер з кількома стандартними позиціями і завод дає власний калькулятор. Тоді готова CRM для заявок і монтажів, а розрахунок — у програмі заводу.
- Великий завод алюмінієвих фасадів і вітражів. Основа — спеціалізована конструкторська програма і ERP. Своя система має сенс хіба що для продажу, монтажу й сервісу, якщо готова CRM їх не закриває.
Не впевнені? Пройдіть тест: готова CRM чи своя система.
З чого почати
- Порахуйте переробки за рік: скільки конструкцій переробляли через помилки заміру або передачі даних і скільки це коштувало.
- Порахуйте повторні виїзди бригад через некомплект. Це другий за вартістю витік.
- Почніть із заміру на телефоні й однієї картки замовлення. Це прибирає переписування, а з ним — більшість помилок.
Часті питання
Ми дилер, свого виробництва немає. Нам підійде? Так. Замір, розрахунок, КП, замовлення на завод, монтаж і сервіс — це і є ваш процес. Виробничу частину просто замінює статус замовлення на заводі.
У нас уже є програма для розрахунку конструкцій. Що з нею? Лишається. Система керування забирає з неї специфікацію і ціну, щоб не вводити їх двічі.
Чи можна показувати клієнту статус замовлення? Так. Клієнт отримує повідомлення в Telegram: замовлення у виробництві, дата монтажу, бригада виїхала. Менеджеру менше дзвінків.
Наступна стаття серії — система керування компанією з виготовлення воріт, парканів і навісів. Якщо у вас віконна компанія, опишіть, як ідуть замір, виробництво і монтаж. Покажемо систему на демо і чесно скажемо, що вам вигідніше. Детальніше — ШІ-система управління бізнесом.
