Програма для ведення обліку виробництва: матеріали, час і собівартість

Програма для ведення обліку виробництва в більшості малих компаній уже є. Це BAS або інша бухгалтерська програма: вона закриває місяць, рахує податки й готує звітність. Але на питання власника «скільки я заробив саме на цьому замовленні» вона відповідає із запізненням або ніяк. Скільки дошки чи плити реально пішло, скільки годин працював верстат, скільки заплатили майстрам і чи була переробка — усе це живе в Excel, у зошиті майстра і в чатах.

Ця стаття для власників виробництва під замовлення на 5–100 людей: меблі й фасади, вироби з дерева, деталі за кресленням, металообробка, рекламне виробництво. Розведемо два види обліку — бухгалтерський і оперативний. Покажемо, як іде одне замовлення, де на ньому губляться гроші, як порахувати його собівартість і що має вміти система. Окремо чесно скажемо, коли вистачить готової програми.

Пишемо з практики. Saloy — наша компанія з виробництва на верстатах з ЧПК: меблеві фасади, різьблення, деталі під замовлення. Для неї ми зробили систему, де заготовки рахуються автоматично, майстер запускає таймер командою в Telegram-боті, виплати нараховуються за операції, а прибуток бачить лише власник.

Коротко

• Бухгалтерія і облік виробництва відповідають на різні питання. BAS показує податки й фінансовий результат місяця. Оперативний облік показує, скільки матеріалу, часу й грошей пішло на конкретне замовлення — того ж дня.
• Гроші губляться між складом і відвантаженням: припуски й обрізки, переробки, час «на око», виплати поза замовленням, безкоштовна робота до передоплати.
• Собівартість замовлення — це матеріал із заготовками, оплата за операції, час верстата і частка накладних. Ті самі статті, що й у бухгалтера, тільки за фактом і одразу.
• Факт має збирати той, хто працює, і з телефона. Таймер у боті й видача матеріалу на номер замовлення працюють. Звіт після зміни за комп’ютером заповнюють з пам’яті.
• Серійному виробництву з постійними специфікаціями часто вистачить BAS, Odoo чи ERPNext. Своя система має сенс, коли кожне замовлення інше і ціна рахується за вашою формулою.

Як іде одне замовлення: від креслення до собівартості

Шлях замовлення залежить від того, що ви робите. Але в меблевої компанії, виробника деталей на ЧПК і майстерні металообробки кроки дуже схожі. Ось типовий маршрут. Після кожного кроку — що саме на ньому має зафіксувати облік.

1. Заявка. Клієнт надсилає креслення, ескіз чи розміри: дзвінком, у месенджер, через форму на сайті. Облік: картка замовлення з клієнтом і вихідними файлами, а не повідомлення в особистому телефоні менеджера.
2. Розрахунок ціни. Менеджер рахує за формулою. У Saloy, наприклад, ціна деталі — це площа × ставка × коефіцієнт складності × кількість, плюс заготовка за об’ємом. Облік: плановий матеріал і плановий час, з якими потім порівнюватимете факт.
3. Узгодження і передоплата. Погоджують макет, кількість, матеріал і строки. Облік: сума передоплати і список відкритих питань до клієнта — колір, кромка, допуски, фурнітура.
4. «Ворота» перед виробництвом. Замовлення не має йти на верстат, доки питання не закриті. Облік: попередження, якщо картку з відкритими питаннями пробують перевести у виробництво.
5. Специфікація і заготовки. Технолог чи старший майстер розкладає виріб на деталі, а деталі — на заготовки з припусками. Облік: потреба в матеріалі за кожною позицією.
6. Видача матеріалу. Склад видає дошку, плиту чи лист під конкретне замовлення. Облік: документ видачі з номером замовлення — накладна-вимога, лімітно-забірна картка або ваша внутрішня форма. Повернення залишків і ділові обрізки — теж.
7. Операції. Розкрій, фрезерування, шліфування, фарбування, складання. Облік: хто виконав, скільки часу пішло, скільки деталей прийнято.
8. Контроль і переробки. Деталь із браком переробляють або роблять заново. Облік: додатковий матеріал і час записуються на те саме замовлення, з причиною.
9. Відвантаження і розрахунок. Видаткова накладна чи акт, решта оплати. Облік: документи з картки, отримана оплата, дата.
10. Закриття. Облік: фактична собівартість проти ціни, виплати майстрам за операції, маржа. Документи йдуть бухгалтеру для проводок.

Як цей маршрут виглядає в меблевій компанії з кухнями й шафами, ми розбирали окремо в статті про систему керування меблевим виробництвом. Тут зосередимося на обліку: матеріал, час, гроші.

Де закінчується бухгалтерія і починається облік виробництва

Бухгалтерська програма теж вміє рахувати витрати по замовленнях. Для виробництва під замовлення так і задумано: за позамовним методом виробничі витрати обліковують за кожним окремим замовленням. Цей метод якраз радять підприємствам, які роблять продукцію під конкретного клієнта: вироби з металу й дерева, конструкції.

Різниця не в методиці, а в тому, звідки і коли беруться дані. Бухгалтер проводить те, що оформлено первинним документом. Якщо видачу матеріалу записують раз на тиждень, а виробіток майстрів зводять наприкінці місяця, собівартість замовлення буде готова, коли виріб уже давно в клієнта. Виправити ціну наступного схожого замовлення нема на чому: дані запізнилися.

	Бухгалтерський облік	Оперативний облік виробництва
Для чого	Податки, звітність, фінансовий результат	Ціна, маржа і рішення по кожному замовленню
Хто вводить дані	Бухгалтер за первинними документами	Менеджер, комірник, майстри — в момент дії
Коли видно результат	Після закриття місяця	У день операції
Одиниця обліку	Рахунок, стаття витрат, період	Замовлення, деталь, операція, людина
Матеріал	Списання за документами	Заготовки з припусками, обрізки, переробки
Час	Табель і нарахована зарплата	Хвилини на операцію за таймером
Головне питання	Скільки податку і який прибуток за період	На якому замовленні заробили, а на якому — ні

Одне не замінює інше. Оперативний облік не здає звітність, а бухгалтерія не підкаже майстру, яку заготовку різати і скільки часу закладати. Добра програма для обліку виробництва бере на себе другу колонку і віддає бухгалтеру готові документи.

Де губляться гроші

Маржа малого виробництва рідко буває великою. За даними Опендатаботу, 78% українських компаній завершили 2025 рік із прибутком, а серед малого бізнесу половина компаній має рентабельність продажів понад 5%. Коли запас такий, кілька помилок у собівартості з’їдають увесь заробіток на замовленні.

• Матеріал списують «на виробництво», а не на замовлення. Наприкінці місяця видно, скільки плити пішло загалом. Яке саме замовлення з’їло зайвий аркуш, уже не встановити.
• Припуски й обрізки ніхто не рахує. Заготовка завжди більша за готову деталь. Якщо ціна рахується від розміру деталі, різницю ви оплачуєте зі своєї маржі на кожному замовленні.
• Переробки розчиняються в загальних витратах. Перефрезерований фасад — це друга заготовка і другий час верстата. У звітах місяця його не видно, тож і причину ніхто не шукає.
• Норми часу з голови. Технолог закладає дві години, а складна позиція реально займає чотири. Ціна таких виробів роками лишається заниженою, і ніхто про це не знає.
• Виплати майстрам окремо від замовлень. Відрядну частину рахують у зошиті чи Excel. Суперечки «це робив я» вирішуються на користь того, хто краще пам’ятає, а собівартість замовлення без праці не порахувати.
• Безкоштовна робота до передоплати. У Saloy система показала: одне замовлення програли через безкоштовні візуалізації без обмежень. Висновок — передоплата й ліміт правок ще до того, як витрачено час дизайнера.
• Накладні — всім порівну або ніяк. Оренду, світло, інструмент і зарплату менеджера не розподіляють між замовленнями. Дрібні й складні замовлення виглядають прибутковими, хоча забирають непропорційно багато годин.

Як порахувати собівартість замовлення: формула і приклад

Склад собівартості той самий, що й у бухгалтерії. За НП(С)БО 16 «Витрати» виробнича собівартість складається з прямих матеріальних витрат, прямих витрат на оплату праці, інших прямих витрат і загальновиробничих витрат. Постійні загальновиробничі витрати розподіляють на замовлення за базою, яку обирає підприємство: людино-години, машино-години, зарплата. Розрахунок ведуть від нормальної потужності — очікуваного середнього обсягу роботи. Тож ваш оперативний розрахунок і розрахунок бухгалтера можуть говорити однією мовою.

Формула для одного замовлення:

• Матеріал = об’єм або площа заготовок із припусками × ціна матеріалу + фурнітура й витратні матеріали.
• Праця = сума виплат майстрам за операції цього замовлення.
• Верстат = години роботи верстата × ставка години (електрика, інструмент, обслуговування, знос).
• Накладні = людино-години замовлення × ставка накладних. Ставка = постійні витрати місяця ÷ людино-години при звичайному завантаженні.
• Собівартість = матеріал + праця + верстат + накладні.
• Маржа = ціна без ПДВ − собівартість.

Приклад з умовними цифрами. Замовлення — десять фасадів із масиву ясена, кожна деталь 700 × 400 × 20 мм. Припуски беремо як у Saloy за замовчуванням: 10 мм по довжині й ширині та 3 мм по товщині. Отже, заготовка — 710 × 410 × 23 мм.

Об’єм готових деталей — 0,056 кубометра. Об’єм заготовок — близько 0,067 кубометра, тобто майже на п’яту частину більше. Якщо кубометр ясена коштує умовні 40 тисяч гривень, матеріал за розміром деталей — 2 240 гривень, а за розміром заготовок — близько 2 680. Різниця — 440 гривень на одному невеликому замовленні. І це ще без сучків, тріщин і торців дошки, які теж ідуть у відходи.

Далі праця і верстат. Розкрій — година, фрезерування — чотири години верстата, шліфування — три години, фарбування — дві. Виплати майстрам за операції — умовні 3 000 гривень. Година верстата з електрикою, фрезами й обслуговуванням — умовні 500 гривень, тобто 2 000 за чотири години. Фарба, лак, шліфувальний папір — 600 гривень.

Накладні: постійні витрати майстерні — умовні 120 тисяч гривень на місяць при звичайному завантаженні 600 людино-годин. Ставка — 200 гривень за людино-годину. На замовлення пішло 10 людино-годин, отже накладні — 2 000 гривень.

Разом собівартість — 10 280 гривень: 2 680 матеріал, 3 000 праця, 2 000 верстат, 600 витратні, 2 000 накладні. Ціна для клієнта — умовні 14 000 гривень без ПДВ. Маржа — 3 720 гривень, трохи більше чверті ціни.

А тепер те, що бачить таймер і не бачить зошит. Фрезерування насправді зайняло шість годин, а не чотири: плюс 1 000 гривень верстата, 300 гривень виплати оператору і 400 гривень накладних. Один фасад переробили: ще одна заготовка, година верстата, година шліфування — ще близько 1 470 гривень. Маржа падає з 3 720 до приблизно 550 гривень. Без обліку факту ви цього не помітите і наступне схоже замовлення порахуєте за тією самою ціною.

Тому собівартість має рахуватися двічі. План — у момент розрахунку ціни. Факт — у момент закриття замовлення. Розрив між ними і є головним звітом для власника.

Ще одна деталь зі стандарту. Якщо виробництво завантажене менше за нормальну потужність, нерозподілені постійні витрати не потрапляють у виробничу собівартість — їх включають до собівартості реалізації того періоду, коли вони виникли. Для власника висновок простий: маржа окремих замовлень — ще не прибуток місяця. Порожні години верстата теж треба окупити, і це питання завантаження, а не ціни одного замовлення.

Що має вміти програма для ведення обліку виробництва

Нижче — модулі, без яких оперативний облік на виробництві під замовлення не складеться. Порядок не випадковий: кожен наступний спирається на попередній. Якщо почати зі складу без карток замовлень, матеріал знову списуватиметься «на виробництво».

Замовлення з етапами і розрахунком ціни

Картка замовлення — центр усього. У ній клієнт із реквізитами, файли, позиції, етапи: заявка, розрахунок, узгоджено, передоплата, у виробництві, готово, відвантажено, оплачено. Ціна рахується за вашою формулою з довідників: ставки, коефіцієнти складності, матеріали. У момент розрахунку система зберігає плановий матеріал і плановий час — інакше потім нема з чим порівнювати факт.

Тут же — «ворота» перед виробництвом. Відкриті питання позначаються на картці. Якщо замовлення з ними пробують перевести у виробництво, система попереджає. У Saloy вона саме попереджає, а не блокує: рішення, чи запускати замовлення, лишається за людиною.

Чим така картка відрізняється від угоди у звичайній CRM, ми докладно розібрали в статті про те, чого бракує CRM системі для виробництва.

Специфікація і заготовки з припусками

Система розкладає позиції замовлення на деталі й рахує заготовки. Припуски — це налаштування, а не пам’ять майстра. У Saloy за замовчуванням це 10 мм по довжині й ширині і 3 мм по товщині. Результат — список заготовок для розкрою і потреба в матеріалі за кожною позицією. Менеджер бачить її ще на етапі розрахунку, а не коли майстер прийде сказати, що дошки не вистачає.

Матеріали: резерв, видача, повернення

Чотири дії, які треба розрізняти:

• Залишок — що фізично лежить на складі.
• Резерв — що вже обіцяно конкретним замовленням. Вільний залишок = залишок − резерв.
• Видача — що реально пішло у виробництво, з номером замовлення.
• Повернення й обрізки — що повернулося на склад. Ділові обрізки — окрема позиція, яку можна взяти під наступне дрібне замовлення.

Коли резерву бракує, система формує потребу на закупівлю. Як далі влаштувати заявки, вибір постачальника й оплати, ми описали в статті про автоматизацію відділу постачання.

Операції і час

Для кожного виробу — маршрут операцій: розкрій, фрезерування, шліфування, фарбування, складання. Майстер бере операцію і запускає таймер. У Saloy це команда в Telegram-боті, тому видно реальний час на операцію, а не оцінку наприкінці дня. Поруч із фактом стоїть план, і різниця видна одразу.

Чому саме телефон: майстер не піде до комп’ютера між двома деталями. Якщо дія займає секунди і не вимагає окремої програми, облік збирається сам. Якщо треба заповнювати форму після зміни — її заповнять з пам’яті.

Виплати за операції

Кожна операція має розцінку: за деталь, за квадратний метр чи за годину. Коли операцію закрито й прийнято, система нараховує майстру суму і записує її в собівартість замовлення. Майстер бачить свій заробіток за тиждень, власник — витрати на працю по кожному замовленню.

Українська специфіка: для відрядної оплати потрібен наряд на роботу. Типової форми наряду на відрядну роботу законодавством не встановлено, тому підприємство може затвердити власну. У ній мають бути обсяги роботи й норми часу, а заробіток рахують як кількість виробленого × розцінку. Тобто дані для наряду система вже має. Офіційне нарахування зарплати й податків лишається за бухгалтером.

Собівартість, маржа і доступ

План і факт собівартості — поруч в одній картці. Щотижня — список замовлень, де факт розійшовся з планом, і причини: перевитрата матеріалу, час, переробки.

Ролі вирішують, хто що бачить. У Saloy їх три: власник, менеджер, виробництво. Прибуток бачить лише власник. Менеджеру потрібні ціна й оплати, майстру — його операції й заробіток. Маржа на екрані у всіх швидко стає темою для суперечок, а не інструментом.

Документи і зв’язок із бухгалтерією

Рахунок, видаткова накладна, акт, комерційна пропозиція, сума прописом, PDF — прямо з картки, без перенесення даних. Бухгалтер отримує документи й звіти по замовленнях. Проводки, податки й звітність лишаються в бухгалтерській програмі. Як ШІ допомагає з вхідними накладними й рахунками постачальників, ми розповідали в матеріалі про автоматизацію роботи з документами.

Чекліст: що перевірити на демо будь-якої програми

1. Чи рахує вона заготовки з припусками, а не лише розміри готових деталей?
2. Чи можна зарезервувати й видати матеріал на конкретне замовлення і повернути залишок?
3. Як майстер фіксує час — з телефона за кілька секунд чи формою на комп’ютері?
4. Чи нараховує вона виплати за операції автоматично після приймання?
5. Чи видно план і факт собівартості поруч в одній картці?
6. Чи можна сховати маржу від менеджера й майстрів?
7. Чи формує рахунок, накладну й акт без перенесення даних?
8. Чи рахує ціну за вашою формулою, а не лише за прайсом із фіксованих позицій?
9. Кому належать дані і як їх вивантажити, якщо ви вирішите піти?

Що робить ШІ, а чого не робить

ШІ в такій системі — помічник менеджера, а не бухгалтер і не технолог. Межу проводимо чітко, бо від неї залежить, чи можна довіряти цифрам.

Робить

• Розбирає заявки у вільній формі. Повідомлення на кшталт «треба десять фасадів, як минулого разу, тільки світліші» ШІ перетворює на чернетку картки: позиції, розміри, відкриті питання.
• Уточнює деталі з клієнтом. У Saloy ШІ-асистент у призначений день пише клієнту в Telegram, розбирає відповідь і записує її в картку. Якщо відповідь неясна — перепитує.
• Читає прайси й документи постачальників. Нові ціни матеріалів із прайсу чи рахунку пропонуються до довідника, менеджер підтверджує.
• Готує чернетки відповідей клієнтам: підтвердження, нагадування про передоплату, повідомлення про готовність.
• Пише звіти. Наприклад, щотижневий: які замовлення закрилися з маржею нижче плану, на яких операціях розійшовся час, де були переробки.
• Будує модель і керуючу програму для типових параметричних виробів. Для фасадів і типових деталей їх можна отримати з параметрів замовлення.

Не робить

• Не рахує ціну й собівартість. Це роблять формули, які можна перевірити калькулятором.
• Не надсилає клієнту нічого без людини, якщо інше окремо не погоджено.
• Не готує керуючі програми для разових складних виробів. Вони лишаються за технологом і CAM-програмою.
• Не вигадує норми часу. Норма береться з факту, який зібрав таймер, а не з припущень моделі.
• Не замінює бухгалтера. Проводки, податки й звітність — у бухгалтерській програмі.

Як таку систему будують ШІ-агенти

Код системи пише штучний інтелект під контролем архітектора. Архітектор описує процес і критерії готовності: як рахується заготовка, коли нараховується виплата, хто бачить прибуток. ШІ-агент пише код і тести. Людина перевіряє результат на реальних замовленнях. Тому перша робоча версія готова за кілька днів, а вся система — за 2–4 тижні після опису процесу.

Для Saloy влітку 2026 року ми спершу розглянули готові варіанти: KeyCRM, зв’язку Google Sheets і Trello, ERPNext. Вони не підійшли через ціну за формулою, заготовки, «ворота» перед виробництвом, виплати за операції і Telegram як основний інтерфейс. ERPNext закривав більше за інших, але його налаштування зайняло б місяці.

Перша робоча версія була готова за 1 день: воронка, картки замовлень і клієнтів, канбан, дашборд, вхід через Telegram, форма з сайту. На другому тижні додалися заготовки, доручення, уточнення перед виробництвом і автоматичні нагадування. На третьому — виплати за операціями, облік часу, прибуток власника, рахунки й накладні. Усі модулі запрацювали за 3 тижні. Повна історія — у кейсі власної системи управління Saloy.

Був і урок. Одного разу оновлення зі старої копії затерло свіжий модуль, і його відновлювали вручну. Відтоді правило просте: контроль версій і резервні копії з першого дня. Для клієнтів резервна копія робиться щодня, а код і дані належать клієнту.

Якщо ваші розрахунки зараз живуть в Excel, їх переносять у систему зі звіркою на реальних прикладах. Для виробника металоконструкцій ми переносили книгу на 104 аркуші. Перед запуском результати звірили з Excel на контрольних прикладах — збіглося до копійки. А в самому Excel знайшли помилки, які не виправляли мовчки, а передали інженеру. Ширше про такий підхід — у статті про те, як ШІ створює системи управління бізнесом.

Коли краще готова програма

Своя система — не завжди правильна відповідь. Навіть у Євросоюзі, за даними Eurostat за 2025 рік, ERP-системи використовують 41% малих підприємств на 10–49 працівників проти 89% великих. Більшість малих компаній обходиться без важкої системи — і це нормально, якщо облік виробництва закритий іншим способом.

Готової програми вистачить, якщо

• Продукція серійна, а специфікації майже не змінюються. Норми матеріалу й часу задаються один раз і працюють роками.
• У вас уже працює BAS і є людина, яка її налаштує. Лінійка BAS має версії для малого бізнесу, комплексного управління підприємством і ERP. За описами впроваджувачів, BAS Малий бізнес веде виробничий облік і рахує собівартість продукції, а для повного циклу з технологічними картами й ресурсним плануванням радять BAS ERP.
• Виробництво велике, переділів багато, потрібне планування потреби в матеріалах. Тут доречні ERP. Odoo Manufacturing має специфікації, робочі центри, екран для операторів на планшеті й контроль витрат. В ERPNext специфікація може містити операції з годинною ставкою й часом, а собівартість рахується з матеріалів і операцій.
• Немає часу описувати процес, і ви готові підлаштувати роботу під логіку програми.

Своя система має сенс, якщо

• Кожне замовлення інше: креслення клієнта, нестандартні розміри, ціна за вашою формулою.
• Майстри працюють з телефона, а не за комп’ютером, і зручний для них інтерфейс — Telegram.
• Потрібні заготовки з припусками, виплати за операції і прибуток, видимий лише власнику.
• Команда невелика, і місяці налаштування ERP не окупляться.

Порівняння варіантів

	Excel і чати	BAS	Odoo, ERPNext	Своя система під процес
Що добре	Швидкий старт, повна гнучкість	Бухоблік, податки, звітність, виробничий облік за нормами	Багато модулів, планування, склад	Ваша формула, ваші операції, Telegram
Де слабко	Кілька людей в одному файлі, немає історії змін, факт не збирається	Потрібні довідники норм і впроваджувач; факт вводиться за документами	Довге налаштування під нестандартне виробництво, доробки	Тиждень на опис процесу; бухгалтерію не замінює
Хто вводить факт	Той, хто згадає	Бухгалтер чи оператор	Оператори з планшета чи комп’ютера	Майстри з телефона, менеджер у картці
Коли обрати	Мало замовлень, один відповідальний	Серійне виробництво, BAS уже працює	Середнє й велике виробництво з типовими процесами	Виробництво під замовлення з власною логікою ціни

Типові помилки при виборі

• Купити ERP «на виріст». Довідники норм ніхто не заповнив, і через пів року половина даних знову в Excel.
• Чекати маржу від бухгалтерської програми в день відвантаження. Вона покаже її, коли бухгалтер проведе всі документи.
• Збирати факт формою після зміни. Майстер або не заповнить, або заповнить «з голови».
• Вводити норми часу без заміру. Спершу тиждень таймера, потім норми.
• Показувати маржу всім. Кожній ролі потрібні свої цифри, а прибуток — власнику.

З чого почати

1. Порахуйте вручну три останні закриті замовлення. Матеріал із заготовками, години, виплати, частка накладних — за формулою вище. Порівняйте з ціною. Якщо хоча б одне вийшло в нуль чи мінус, облік варто міняти.
2. Тиждень заміряйте час на двох-трьох ключових операціях і опишіть, як іде замовлення від заявки до оплати: хто що робить, де записує, що звіряють вручну. Для цього є шаблон опису процесу.
3. Вирішіть, доналаштовувати готову програму чи будувати свою. Короткий тест «Готова CRM чи своя система» допоможе за 15 хвилин. Або запишіться на розмову й демо: 30 хвилин, безкоштовно, система на вигаданих даних.

Часті питання

Чи замінить така програма BAS або 1С? Ні. Бухгалтерська програма лишається для проводок, податків і звітності. Програма для обліку виробництва веде замовлення, матеріали, час і виплати та віддає бухгалтеру документи: рахунки, накладні, акти.

Чи будуть майстри цим користуватися? Якщо облік займає секунди і живе в телефоні — так. У Saloy майстер запускає таймер командою в Telegram-боті, без окремої програми. Форму на комп’ютері після зміни заповнюють гірше: з пам’яті і не завжди.

Скільки часу займе запуск? Опис процесу — тиждень. Перша робоча версія — за кілька днів, уся система — за 2–4 тижні. Ще два тижні вона працює паралельно зі старим способом, щоб ви звірили цифри.

---

Якщо у вас виробництво під замовлення і собівартість кожного замовлення ви дізнаєтеся із запізненням або не дізнаєтеся зовсім, опишіть, як у вас іде одне замовлення від заявки до оплати. Покажемо систему на демо за 30 хвилин і чесно скажемо, що вам вигідніше: доналаштувати готову програму чи зробити свою. Детальніше — ШІ-система управління бізнесом.