Програма для транспортної логістики: рейси, водії, документи й маржа рейсу

Програма для транспортної логістики стає потрібна перевізнику тоді, коли машин більше, ніж може втримати в голові один диспетчер. Заявки приходять у Telegram, Viber і з біржі вантажів. Водії надсилають фото ТТН в особисті повідомлення. Рахунки й акти бухгалтер робить наприкінці місяця, звіряючи з переписками. А на питання «скільки ми заробили на рейсі до Львова минулого вівторка» ніхто не відповість без години в Excel.

Стаття для власників і керівників транспортних компаній із власними машинами: від 5 до 50 вантажівок, внутрішні рейси і частково міжнародні. Пройдемо шлях одного рейсу від заявки до оплати, порахуємо маржу рейсу на прикладі, розберемо документи (ТТН, е-ТТН, CMR, рахунок, акт) і порівняємо три шляхи: конфігурацію на 1С чи BAS, готову TMS і систему під ваш процес.

Тут не буде про трекінг вантажів і дзвінки клієнтів експедитора. Цю тему ми розібрали окремо — у статті ШІ для транспортно-експедиційної компанії. Тут — облік перевізника: рейси, машини, водії, документи і гроші.

Про наш досвід чесно: окремого проєкту для перевізника ми ще не робили. Основа такої системи в нас уже працює в інших проєктах: заявки, клієнти, замовлення з етапами, документи (рахунок, акт, сума прописом, PDF), вхід і сповіщення через Telegram, ролі й резервні копії. Як така система збиралася на живому бізнесі, видно в кейсі власної системи управління.

Коротко

• Одиниця обліку перевізника — рейс, а не клієнт. До рейсу прив’язані заявка, машина, водій, документи, витрати й оплата. Тоді маржу не треба збирати вручну.
• Найбільше грошей губиться між етапами: порожній пробіг, простої без оплати, загублені оригінали ТТН і рахунки, виставлені із запізненням.
• Документи — частина процесу, а не бухгалтерія наприкінці місяця. Рахунок спирається на оформлену ТТН, а багато замовників не платять без оригіналів.
• Готові програми добре ведуть облік парку, подорожні листи й пальне. Якщо у вас великий парк, стандартні рейси і бухгалтерія в BAS — почніть із них.
• ШІ розбирає заявки з месенджерів і фото документів. Ставку й маржу рахують формули, а не ШІ.

Як іде один рейс у транспортній компанії

Нижче — типовий шлях рейсу в перевізника з власними тягачами чи вантажівками. Порядок однаковий для внутрішнього й міжнародного рейсу, різниця — в документах.

1. Заявка. Вантажовласник чи експедитор пише в Telegram, Viber, на пошту, або диспетчер сам знаходить вантаж на біржі. У заявці: звідки й куди, що за вантаж, вага й обсяг, тип кузова (тент, рефрижератор, борт), дата завантаження, ставка, умови оплати.
2. Прорахунок і погодження. Диспетчер рахує відстань разом із під’їздом до місця завантаження, пальне, платні дороги, добові водія. Якщо ставка покриває витрати й лишає маржу, він погоджує. Сторони підписують договір-заявку — часто це скан або фото з печаткою.
3. Машина й водій. Диспетчер обирає вільну машину потрібного типу. Перевіряє, чи не минає строк ТО й страховки, чи водій відпочив і чи має документи для цього рейсу.
4. Виїзд. Оформлюють подорожній лист. Водій отримує аванс на пальне, дороги й добові або паливну картку.
5. Завантаження. Вантажовідправник оформлює ТТН у паперовій чи електронній формі, для міжнародного рейсу — CMR. Водій фотографує документи, пломбу і вантаж у кузові.
6. У дорозі. Диспетчер стежить за рухом, переносить час розвантаження, фіксує простої й зміни адреси. Замовник питає, де машина.
7. Розвантаження. Одержувач підписує ТТН чи CMR. Водій одразу надсилає фото підписаних документів, а оригінали везе в офіс.
8. Рахунок і акт. Менеджер чи бухгалтер виставляє рахунок і акт наданих послуг за умовами договору-заявки.
9. Оригінали замовнику. Пакет — рахунок, акт, примірник ТТН чи CMR — іде поштою. Багато замовників рахують строк оплати саме від дня, коли отримали оригінали.
10. Оплата і закриття рейсу. Гроші надходять, рейс закривається. Водій звітує за аванс чеками, пальне звіряють із пробігом, власник бачить маржу.

У компанії на 5–10 машин диспетчер, менеджер і логіст часто одна людина. У компанії на 30–50 машин кроки 1–3 веде відділ продажів і диспетчерська, а кроки 8–10 — бухгалтерія. Саме на стику цих людей і губиться інформація.

Документи рейсу: ТТН, CMR, подорожній лист, акт

Що каже українська практика, добре зведено в розборі транспортної первинки на 7eminar:

• ТТН виписує вантажовідправник, не менше ніж у трьох примірниках. Перший лишається у відправника, другий водій передає одержувачу, третій, із підписом одержувача, отримує перевізник. Форма може відрізнятися від типової, якщо в ній є обов’язкові реквізити.
• CMR для міжнародного рейсу складають у трьох оригіналах із підписами відправника й перевізника: один для відправника, другий іде з вантажем, третій лишається в перевізника.
• Подорожній лист не має обов’язкової типової форми, компанія може розробити свою. ТТН він не замінює.
• Акт наданих послуг складають, якщо його передбачає договір. Він має містити реквізити первинного документа: посади, прізвища й підписи відповідальних осіб.

Для програми з цього випливає просте правило. Третій примірник ТТН чи CMR із підписом одержувача — це підстава для рахунку й оплати. Тому в картці рейсу має бути його фото одразу після розвантаження і позначка, де зараз оригінал.

Що змінила е-ТТН

З 5 червня 2026 року електронна ТТН вийшла з експерименту: це закріпила постанова Кабміну №720 від 4 червня 2026 року. Обов’язковою для всіх вона поки не стала, паперову ТТН ніхто не скасовував (Вчасно).

З 26 грудня 2025 року водію не потрібно возити друковану копію е-ТТН. Він показує зареєстровану накладну на екрані телефона, а інспектор Укртрансбезпеки перевіряє її в державній системі за номером машини. Якщо накладну оформили у власній системі без реєстрації в державній, діє повний паперовий порядок. За перевезення без ТТН чи іншого обов’язкового документа перевізнику загрожує штраф 17 000 грн (LIGA.net).

Для обліку це означає: у картці рейсу має бути або номер зареєстрованої е-ТТН, або фото паперової. Без цього рейс не варто випускати з бази. Саму е-ТТН оформлюють через оператора електронного документообігу з КЕП відповідальних осіб — програма перевізника її не замінює, а зберігає зв’язок «рейс — накладна».

Як перевізник рахує ставку

Ставку погоджують за рейс або за кілометр. В обох випадках під нею лежить та сама собівартість: пальне, оплата водія з добовими й нарахуваннями, платні дороги, амортизація машини, ТО й ремонт, частка накладних витрат. Помилка зазвичай не в формулі, а в тому, що до неї не потрапляє: під’їзд до завантаження, порожній зворотний шлях, простій на кордоні.

Де губляться гроші перевізника

• Порожній пробіг. Машина відвезла вантаж до Ужгорода і повертається порожньою, бо зворотний вантаж почали шукати в останній момент. Тоді всю дорогу назад оплачує один рейс. Якщо диспетчер не бачить, де кожна машина буде завтра, він не шукає вантаж наперед.
• Простої без оплати. Машина добу чекала завантаження, а договір-заявка передбачає оплату простою. Але час приїзду й від’їзду ніхто не зафіксував, фото немає — і виставляти нічого.
• Загублені оригінали. Водій привіз ТТН через тиждень, пом’яту або без печатки одержувача. Замовник не платить, доки не отримає оригінали. Гроші за рейс зависають на місяць.
• Рахунки із запізненням. Рахунки й акти роблять пачкою наприкінці місяця. Помилка в реквізитах чи сумі прописом — і пакет повертається. Строк оплати зсувається ще раз.
• Пальне без звірки. Водій привіз чеки за аванс, їх підшили. Але фактичну витрату ніхто не порівнює з пробігом і звичною витратою цієї машини. Різницю помічають за пів року, коли вона вже велика.
• Ставка «на око». Диспетчер погодив ставку за відстанню між містами і забув про під’їзд, платні дороги в Польщі чи добові за три дні. Рейс виглядав вигідним, а приніс мінус.
• Дебіторка без нагадувань. Строк оплати минув, а списку «кому нагадати сьогодні» немає. Хто платить пізно, той і далі платить пізно, бо його ніхто не підганяє.

Як порахувати маржу рейсу: приклад

Формула проста:

Маржа рейсу = ставка без ПДВ − (пальне + оплата водія з добовими й нарахуваннями + платні дороги + амортизація + ТО й ремонт + частка накладних витрат).

Рентабельність рейсу = маржа рейсу ÷ ставка × 100.

Візьмемо розрахунок собівартості з матеріалу Lardi-Trans від 24.03.2026: рейс Київ — Варшава — Київ, 1 400 км, тягач витрачає 30 л на 100 км, дизель — 81 грн за літр. Статті витрат у цьому прикладі: – пальне — 34 020 грн; – водій (два дні роботи, добові, нарахування) — 5 368 грн; – амортизація — 2 800 грн; – платні дороги — 11 760 грн; – ТО й ремонт — 1 400 грн; – накладні витрати (12% від прямих) — 6 642 грн; – разом, точка беззбитковості — 61 990 грн.

Автори того самого розрахунку Lardi-Trans радять закладати 20% маржі, тобто ставку 74 400 грн. Маржа рейсу тоді — 12 410 грн. Зверніть увагу: 20% зверху на собівартість — це лише 16,7% рентабельності від ставки. Плутанина «націнка чи рентабельність» — одна з найчастіших помилок у розмові про ставки.

Тепер приклад на тих самих цифрах Lardi-Trans, але з відхиленнями, які трапляються щотижня. Машина дві доби простояла на кордоні: оплата водія з добовими зростає ще на 4 636 грн, і маржа падає до 7 774 грн. Тягач витратив не 30, а 33 л на 100 км: це ще 3 402 грн, понад чверть початкової маржі. Обидві події разом лишають від рейсу 4 372 грн, тобто менше 6% від ставки.

Висновок для обліку: маржу треба рахувати двічі. Планову — у момент погодження ставки. Фактичну — після закриття рейсу, з реальними чеками, днями й пробігом. Різниця між ними і є картою того, де губляться гроші. Як зібрати такі розрахунки в один звіт по всій компанії, ми розібрали в статті про те, як порахувати рентабельність бізнесу і прибуток з кожного замовлення.

Програма для транспортної логістики: що має бути в системі

Нижче — модулі, без яких система для перевізника не закриває процес від заявки до оплати. Назви умовні, важлива суть.

Заявки з усіх каналів

Одна черга для Telegram, Viber, пошти і вантажів із біржі. Картка заявки: маршрут, вантаж, вага, тип кузова, дата завантаження, ставка, умови оплати, контакт. Диспетчер бачить, хто з колег уже відповів, і не дзвонить клієнту вдруге. Як працює автоматизація заявок і замовлень з різних каналів, ми описували окремо.

Рейс як головна картка

Рейс проходить етапи: погоджено, призначено машину й водія, завантажено, у дорозі, розвантажено, документи отримано, рахунок виставлено, оплачено, закрито. До рейсу прив’язані всі документи, фото, витрати й повідомлення.

Корисні «ворота» між етапами. Наприклад, при спробі перевести рейс у «рахунок виставлено» без фото підписаної ТТН система попереджає менеджера. Не блокує — бо бувають винятки, — а саме попереджає і лишає слід, хто натиснув «все одно».

Машини й причепи

Тип кузова, вантажопідйомність, обсяг, строки ТО, страховки й техогляду. Нагадування за кілька тижнів до кінця строку. Історія рейсів і витрат по кожній машині — щоб бачити, яка з них заробляє, а яка постійно в ремонті.

Водії

Документи й строки, рейси, аванси, звіти по чеках, розрахунок оплати. Оплату водію в Україні рахують по-різному: за день, за кілометр, відсотком від ставки рейсу або поєднанням. Система має рахувати саме за вашою схемою, інакше бухгалтер усе одно рахуватиме в Excel.

Telegram-бот для водія

Водій не сидить за комп’ютером. Йому потрібні три-чотири кнопки: «приїхав на завантаження», «завантажився», «простій», «розвантажився». І можливість надіслати фото ТТН, CMR, пломби чи чека прямо в картку рейсу. Час кожної кнопки записується — простій уже задокументований.

Документи

Договір-заявка, рахунок, акт наданих послуг, сума прописом, PDF одним натисканням із даних рейсу. Реєстр оригіналів: що відправлено замовнику, коли, яким трекінг-номером, чи отримано. Номер е-ТТН або фото паперової ТТН у картці. Про сам ланцюжок «рахунок — оплата — звірка» докладніше в статті про автоматизацію виставлення рахунків і звірки оплат.

Витрати рейсу й пальне

Аванси, чеки, виписки паливних карток, платні дороги, ремонт у дорозі. Пальне звіряється з пробігом рейсу і звичною витратою цієї машини. Якщо різниця більша за ваш поріг, рейс позначається для перевірки.

Оплати й дебіторка

Строк оплати рахується від події, яку вказали в договорі-заявці: від розвантаження або від отримання оригіналів. Щодня — список «кому нагадати». Оплата з банківської виписки закриває рахунок і рейс.

Звіти власнику

Маржа по рейсах, машинах, водіях і клієнтах — планова і фактична. Порожній пробіг, простої, дебіторка з простроченням. Прибуток бачить лише власник: диспетчер і водій працюють зі своїми розділами.

Чекліст: що перевірити на демо будь-якої програми

• Чи можна внести заявку з пересланого повідомлення чи фото за хвилину?
• Чи рахує програма фактичну маржу рейсу з чеками й днями, а не лише планову ставку?
• Чи бачить водій свої рейси з телефона без навчання?
• Чи формуються рахунок і акт із картки рейсу, з сумою прописом і PDF?
• Чи є реєстр оригіналів і строк оплати від їх отримання?
• Чи нагадує програма про ТО, страховку й документи водіїв?
• Чи можна вивантажити всі дані в Excel, і кому вони належать?

Що робить ШІ, а чого не робить

ШІ в системі перевізника — не окремий «розумний диспетчер», а помічник на рутинних кроках. Нижче — розподіл, який ми закладаємо в кожну систему.

Робить

• Розбирає заявки у вільній формі. Повідомлення «завтра Біла Церква — Рівне, тент, 20 т, завантаження з 8:00, оплата після оригіналів» стає заповненою карткою. Якщо бракує ваги чи дати, ШІ готує уточнення клієнту.
• Уточнює деталі з клієнтом у Telegram і записує відповіді в картку. Якщо відповідь неясна — перепитує.
• Читає фото документів і прайси. Номер і дату ТТН, суму в чеку, ставки з прайсу партнера. Людина перевіряє, що розпізнано.
• Готує чернетки відповідей замовникам і статусних повідомлень. Менеджер надсилає їх одним натисканням.
• Пише звіти власнику: що було за тиждень, де маржа нижча за план, які рейси стояли, хто прострочив оплату.

Не робить

• Не рахує ставку і маржу. Це роблять формули з вашими тарифами, витратами й правилами. Результат має бути однаковим щоразу і перевірним.
• Не погоджує ставку і не підписує договір-заявку. Рішення приймає людина.
• Не надсилає нічого клієнту без людини, якщо інше окремо не погоджено.
• Не підписує документи. Е-ТТН, акти й рахунки підписують відповідальні особи своїм КЕП.
• Не замінює GPS-трекер і тахограф. Система може приймати з них дані, але рух машини вимірюють вони.

Як таку систему будують ШІ-агенти

Код у наших системах пише штучний інтелект під контролем архітектора. Архітектор описує процес і критерії готовності: які етапи має рейс, які документи, як рахується маржа. ШІ-агент пише код і тести. Людина перевіряє на реальних рейсах, а не на вигаданих.

Що вже готове

Основа працює в наших проєктах: заявки, клієнти, замовлення з етапами, документи (рахунок, видаткова накладна, акт, комерційна пропозиція, сума прописом, PDF), вхід через Telegram, ролі, сповіщення, щоденні резервні копії. Під перевізника на неї додаються рейси, машини, водії, витрати й звіти з маржею.

Як це було у власній системі

Нашу систему для компанії з виробництва на верстатах з ЧПК Saloy будували так само. Перша робоча версія — за 1 день: воронка, картки замовлень і клієнтів, канбан, вхід через Telegram. За 3 тижні додали всі модулі, зокрема виплати за операціями, облік часу, прибуток власника, рахунки й накладні. Майстер запускає таймер командою в боті — так видно реальний час на операцію. Для перевізника це ті самі кнопки водія «завантажився» і «розвантажився». Повна історія — у кейсі власної системи управління бізнесом.

Один урок звідти важливий для будь-якої компанії. Якось оновлення зі старої копії затерло свіжий модуль, і його відновлювали вручну. Відтоді — контроль версій і резервні копії з першого дня.

Як іде запуск

Спершу тиждень на опис процесу: як у вас іде рейс, які документи, як рахуєте ставку й оплату водіям. Потім перша робоча версія за кілька днів: заявки, рейси, машини, водії, документи. Далі модулі по одному: витрати й пальне, дебіторка, звіти. Уся система — 2–4 тижні. Два тижні вона працює паралельно зі старим способом, щоб звірити цифри.

Коли краще готова програма

Система під процес потрібна не всім. Готові програми мають сильні сторони, і в багатьох ситуаціях вони вигідніші.

BAS Управління автотранспортом

Галузева конфігурація на платформі BAS для автотранспортних підприємств. Веде автопарк, диспетчеризацію, водіїв, подорожні листи, пальне й мастила, ремонти, ДТП і штрафи, взаєморозрахунки, доходи й витрати, обмінюється даними з BAS Бухгалтерія. Сильна сторона — облік для бухгалтерії і податкової. Слабша — робота людей не за комп’ютером: водій із телефоном і заявки з месенджерів зазвичай потребують доробок. Доробки робить програміст 1С/BAS у партнера-впровадника.

TMS — системи управління перевезеннями

Українські й міжнародні TMS (наприклад, Logist.UA) сильні в плануванні маршрутів, розвезеннях по багатьох точках і моніторингу руху. Частина з них створена для вантажовласника чи дистриб’ютора, який возить свої товари. Для перевізника, який продає рейси різним замовникам, перевірте на демо три речі: маржу рейсу з фактичними витратами, рахунок і акт з картки рейсу, реєстр оригіналів.

Біржа вантажів і GPS-трекер

Біржа на кшталт Lardi-Trans — джерело вантажів, GPS-трекер — джерело даних про рух. Обидва потрібні, але жоден не веде облік рейсів, документів і грошей. Добре, якщо система вміє приймати з них дані, а не змушує диспетчера переписувати.

Порівняння варіантів

Що важливо	Конфігурація на 1С / BAS	Готова TMS	Система під процес
Для кого найкраще	Парк із сильною бухгалтерією в BAS	Розвезення, маршрути, багато точок	Перевізник на 5–50 машин зі своєю схемою
Заявки з месенджерів	Вручну або доробка	Залежить від продукту	Одна черга, ШІ розбирає текст
Маржа рейсу з фактичними витратами	Налаштовується партнером	Часто лише планова	За вашою формулою, план і факт
Рахунок, акт, сума прописом	Так, сильна сторона	Залежить від продукту	Так, PDF із картки рейсу
Інтерфейс для водія	Обмежений	Мобільний застосунок у частини продуктів	Telegram-бот із кнопками
Хто змінює під вас	Програміст 1С/BAS	Розробник продукту, за його планом	Ви формулюєте, ШІ-агенти пишуть
Кому належать дані	Вам, база у вас	Зазвичай у хмарі постачальника	Вам: код і дані, ваш або наш сервер

Коли брати готову програму

• Парк від кількох десятків машин, рейси стандартні, бухгалтерія вже в BAS.
• Головний біль — подорожні листи, пальне й податковий облік, а не продаж рейсів.
• Ви робите розвезення по багатьох точках, і головне — оптимальний маршрут.
• Є бюджет і час на впровадження з партнером, і процес можна підлаштувати під програму.

Коли потрібна система під процес

• Заявки приходять у месенджери, а диспетчер одночасно продає й веде рейси.
• Ви хочете бачити фактичну маржу кожного рейсу, а не лише виручку за місяць.
• Водії й диспетчери працюють із телефона, і Telegram для них — звичний інструмент.
• У вас своя схема оплати водіям чи ставок, яку готові програми не вміють без доробок.

Якщо сумніваєтеся, пройдіть короткий тест: готова CRM чи своя система. Він займає 15 хвилин.

Готова програма плюс доробка

Буває третій шлях. Бухгалтерія лишається в BAS, а поруч працює невелика система для диспетчера й водіїв: заявки, рейси, кнопки в Telegram, маржа. Документи й оплати синхронізуються з обліком. Так не доводиться міняти програму, до якої звик бухгалтер.

З чого почати

1. Порахуйте маржу 10 останніх рейсів. За формулою вище, з фактичними чеками й днями. Розкид між рейсами покаже, де саме губляться гроші: у простоях, пальному чи ставках.
2. Опишіть, як іде рейс у вашій компанії. Хто приймає заявку, де її записує, хто призначає машину, які документи й коли надходять гроші. Як це зробити без зайвої теорії, ми пояснили в статті про програму для опису бізнес процесів.
3. Оберіть шлях. Порівняйте опис із таблицею вище і з тим, що бачите на демо. Ширший погляд на те, що автоматизувати першим, дає стаття про автоматизацію бізнес процесів.

Типові помилки на старті

• Почати з GPS і маршрутизації, коли гроші насправді губляться в документах і оплатах.
• Переносити всю історію за кілька років. Досить відкритих рейсів, довідників машин, водіїв і клієнтів.
• Не залучити водіїв і диспетчера. Якщо їм незручно, вони продовжать вести все в Viber, а система стоятиме порожня.
• Вимагати від водія заповнювати десяток полів з телефона. Кнопка і фото — максимум, що він робитиме на завантаженні.

Часті питання

Чи потрібна окрема програма, якщо в нас лише 5 машин? Якщо ви самі ведете всі рейси і знаєте маржу кожного — можна жити з таблицею. Програма окупається тоді, коли з’явився диспетчер, рейсів стало кілька на день, а оригінали документів і оплати почали губитися.

Чи можна працювати з е-ТТН у такій системі? Е-ТТН оформлюють через оператора електронного документообігу з КЕП. Система перевізника зберігає номер накладної в картці рейсу, нагадує, якщо його немає, і може обмінюватися даними з оператором, якщо це передбачено проєктом.

Що буде з даними, якщо ми вирішимо піти від вас? Система належить вам: код і дані — ваші. Ставимо її на ваш сервер або на наш, із передачею будь-коли. Щодня робиться резервна копія.

---

Якщо у вас транспортна компанія з власними машинами, опишіть, як зараз іде рейс від заявки до оплати. Покажемо систему на демо за 30 хвилин і чесно скажемо, що вам вигідніше: готова програма чи система під ваш процес. Детальніше — ШІ-система управління бізнесом.